¶ Avant de commencer
L'objectif de ce document est d'expliquer comment ITECK gère les commandes client et les acomptes.
Une commande est un document regroupant des articles à livrer auquel on peut lier un règlement. Un règlement saisi dans une commande est un acompte.
Lors de la livraison d'une commande, un nouveau document est créé en reprenant tout ou partie des articles, s'il s'agit d'un BL, mais également tout ou partie de l'acompte, s'il s'agit d'une facture.
Une commande restera en cours tant qu'il reste des articles et/ou un acompte.
¶ Paramètres requis
Depuis le menu Paramètres > Sociétés et Documents > Paramètres de fonctionnement :
Dans l'ordre nous avons le “Taux d'acompte par défaut” qui sera demandé en fin de saisie de commande. Cet acompte reste modifiable et pourra être corrigé par l'opérateur tant qu'il ne passe pas en dessous du “Pourcentage d'acompte minimum obligatoire pour les commandes des clients divers”.
Dans le cas de livraison en plusieurs fois et donc de facturation partielle, le programme va attribuer l'acompte au prorata de ce qui a été livré.
Si vous souhaitez affecter un pourcentage d'acompte sur les livraisons partielles, il est possible de mettre en place un pourcentage minimum à conserver lors des livraisons partielles. Il faut, pour cela, utiliser le paramètre de fonctionnement “Pourcentage d'acompte minimum à conserver”.
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Attention ! Ce paramètre fonctionne uniquement sur le règlement des acomptes sur commande et non sur la gestion des factures d'acomptes ! |
Depuis le 1er Janvier 2023, la facture d'acompte est obligatoire dès lors que l'entreprise exige le paiement d'une avance.
Pour générer cette facture, il est nécessaire qu'un produit “Acompte” soit créé, et qu'il soit configuré de sorte qu'il soit identifié sur les factures d'acomptes :
Il doit être paramétré en “%” dans les unités :
Dans notre cas, nous avons un fournisseur “Divers” à disposition :
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Attention ! Il est très important de mettre un diviseur à 100 en tarif de vente pour le calcul des arrondis ! |
Si besoin, un compte comptable spécifique peut lui être attribué en vente et/ou en achat dans l'onglet "Technique" (optionnel) :
Il faudra ensuite le renseigner dans les paramètres de fonctionnement :
Nous le retrouverons alors sur les factures d'acomptes, lorsque l'on renseigne le règlement sur la commande et qu'il y a une proposition d'édition de facture d'acompte (non recommandé) :
OU lorsque l'on passe par la gestion des ventes en clic droit (recommandé) :
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ATTENTION !!! Pour un souci de calcul d'arrondi, nous vous recommandons dans un premier temps de générer la facture d'acompte depuis la gestion des ventes, et ensuite de régler cette facture, comme un document de vente habituel. |
Par ailleurs, s'il y a une facture d'acompte, le pays dans l'entête de document, et les codes TVA des lignes produits ne peuvent plus être modifiés :
Enfin, pour que les factures d'acompte puissent fonctionner, il faut que le champ client divers soit renseigné dans les Paramètres Environnements.
¶ Utilisation du module
¶ Saisie d'une commande et de l'acompte :
En fonction des paramètres, on peut voir que le programme nous propose automatiquement 30% d'acompte et nous indique qu'il ne sera pas possible de prendre moins de 20% d'acompte. Dans notre cas, nous pouvons arrondir à 30€.
Dans la commande, via le bouton “Règlements”, et dans l'onglet “Prép. Cde”, il est possible de connaître l'état de la commande.
Ces informations sont également visibles dans la gestion des ventes :
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Attention ! Il est indiqué “acompte restant” car il s'agit d'un reste à déduire de la facture finale. L'objectif de cette information est d'avoir un visuel sur le montant de l'acompte qui n'a pas été utilisé lors des facturations précédentes. |
¶ Saisie d'une facture et imputation de l'acompte
Nous ne nous attarderons pas sur le cas simple, nous facturons les 4 articles et l'acompte de 30€ est déduit. La commande est soldée et disparaît des commandes en cours.
Supposons que nous ne livrons que 3 articles. Sur l'enregistrement de la facture, le programme nous demande si le reliquat sera livré plus tard ou s'il est abandonné (colonne abandon).
S'il n'y a pas d'abandon, le programme propose d'imputer ¾ de l'acompte qu'il est possible de réajuster manuellement.
Et finalement le règlement du solde est demandé :
Dans la gestion des ventes, l'état a changé. La commande a été livrée à 75% et il ne reste plus que 7,50€ d'acompte.
Ensuite, le dernier produit sera livré et la commande sera validée.
Dans le cas de l'abandon du reliquat, l'acompte est imputé totalement.
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ATTENTION : Il est possible que suite à l'abandon de reliquat l'acompte restant soit supérieur au montant de la facture. Dans ce cas, l'acompte sera tout de même imputé entièrement. La facture apparaîtra en tant qu'avoir et pourra être déduite sur une autre facture. |
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La livraison passe par des BLs : La commande peut être entièrement livrée mais toujours apparaître dans les documents en cours. Dans la gestion des ventes car la facturation (des acomptes ou facture finale) n'a pas été faite. |
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L'abandon de reliquat n'est fait qu'après coup Il est possible que sur l'instant, le reliquat soit conservé et qu'ensuite le produit finalement ne pourra pas être livré. Dans ce cas, nous aurons un acompte sur une commande où il n'y a plus rien à livrer. |
Dans ce cas, la commande reste active car il reste encore une action à faire en rapport à l'acompte restant.
Il y a plusieurs options :
- Rembourser l'acompte en saisissant un règlement en négatif
- Faire un avoir en facturant la commande
- Solder l'avoir manuellement dans l'onglet situation de facture, si on ne compte pas le rembourser, en faisant un clic droit dessus :
Évidemment, en facturant la commande, il n'y a aucun produit qui apparaît, mais l'acompte restant lui est affecté.
La facture devient un avoir car il y aura un trop réglé. Mais rien n'empêche de rajouter des articles et ainsi déduire l'acompte.
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Tant qu'il y a un acompte sur une commande, celle-ci restera dans “Docs en cours” de la gestion des ventes du client. Il est cependant possible de la solder manuellement en faisant un clic droit dessus. |