¶ Création Catégorie Produit
Il faut aller dans le menu Paramètres > Produits >Catégories de Produits :
Dans ce menu, nous allons créer une catégorie avec les paramètres nécessaires à la gestion de N° de Lots.
Tout d'abord, l'on clique sur “Nouveau”, puis on saisi un code et un libellé pour la catégorie de produit, dans notre exemple, code “LOT” et libellé “Gestion des Lots”.
Ensuite le champ “Suivi Article”, l'on choisit “Par N° de Lot” :
On peut attribuer un nom différent sur le nom de l'identifiant (ici “N° de Lot”, que l'on pourra renommer).
Dernière chose, choisir si l'on souhaite ou non avoir une date limite de vente (pour gérer les DLC produits), et est-ce que l'on souhaite limiter à un N° de lot par ligne dans les documents ou non) :
Vous pouvez créer autant de catégorie que vous le souhaitez : par exemple une avec gestion de la date limite de vente et une autre non (suivant les produits, ils n'ont pas tous de DLC à gérer, loin de là).
Une fois cette catégorie de produit créée, il faut aller dans la gestion des produits et sur chaque produit concerné par une gestion de lot, aller récupérer la Catégorie dans le champ éponyme, ainsi que de cocher la case “Numéro de Série” :
¶ Utilisation dans la gestion des Achats
Lorsque l'on passera une commande chez un fournisseur, rien ne se passera car les commandes ne sont pas prises en comptes dans le système des N° de Lots, sauf si l'on souhaite réellement renseigner ses N° de Lots à la commande.
Par contre, à la réception de la marchandise, lorsque l'on transforme une commande en réception, il faudra, sur tous les produits qui sont en gestion de lots, faire F6 sur chaque ligne. F6 ouvrira une fenêtre pour saisir le numéro de lot du produit comme ci-dessous :
Une fois le N° de lot saisi, on clique sur “Fin” afin de pouvoir valider le N° de lot et de renseigner les informations nécessaires à ce dernier. Renseigner le nombre réceptionné pour ce N° de Lot :
Sur le message suivant “Veuillez confirmer votre lot N° …", cliquer sur “oui”, puis cliquer sur fin sur la fenêtre de gestion de lot.
Votre lot est alors créé.
Répéter l'opération sur tous les articles qui sont paramétrés en “LOT”.
Un stock par N° de Lot est alors existant.
¶ Utilisation dans la gestion des ventes : Uniquement BL et Facture (pas sur commande)
Lorsque l'on va vendre un produit avec une gestion de Lot, le système va ouvrir la fenêtre de choix du lot après avoir saisi le code produit. Dans notre exemple, le code produit du câble Inox est saisi et à la validation de code, le logiciel me demande de saisir le N° de Lot sur lequel je fais la vente :
Si on ferme cette fenêtre et que l'on tape un autre N° de Lot non renseigné sur la fiche, le message suivant apparaîtra :
Il est donc impossible de vendre un Lot inexistant ou un produit sur lequel il n'y a plus de stock disponible.
Si l'on ne se souvient pas du ou des N° de Lot pour ce produit, ou si l'on veut avoir la notion de stock disponible également, faire un double clique dans le champ “N°de Lot” pour ouvrir la fenêtre suivante, qui est la fenêtre qui affiche tous les N° de Lots existants pour le produit saisi avec les N° de Lots en ligne, la date d'entrée et le stock. Fairte alors un double clique sur la ligne du lot choisi :
Choisir dans la liste des N° de Lots celui souhaité, puis daire double clic ou cliquer sur “Fin”.
On voit alors ici, que l'on a choisi le lot N° 111 avec une quantité de 2. On valide par FIN.
Le lot a bien été pris en compte dans mon document de vente :
En cas d'erreur de Lot ou si l'on veut modifier la quantité, faire F6 sur la ligne concernée pour ouvrir à nouveau la fenêtre de gestion des Lots afin de pouvoir changer le Lot ou modifier la quantité, etc…
¶ Gestion des Lots avec une DLC (Date limite de Vente)
Pour rappel, pour activer la DLC, il nous faut une catégorie de produit créée avec la case à cocher “Date limite de vente” :
L'utilisation reste la même, à la seule différence que lorsque je vais réceptionner mes produits achetés, après avoir saisi mon N° de Lot, puis le nombre, le système va, ce coup-ci, me demander la DLC de mon lot :
Mon Lot est bien créé sur le N° 5678, avec une quantité de 100 réceptionnée et une DLC au 31/12/2025.
Pour l'enregistrement des Lots à la réception des marchandises, un N° de Lot est égal à une DLC, ce qui veut dire que si vous réceptionnez 100 cartouches de silicone (pour garder notre exemple) pour lesquelles vous avez 50 au 31/12/2025, 50 cartouches au 15/03/2026, 2 lots devront être créés.
Enfin, quand nous allons vendre nos produits avec gestion des DLC, une fois encore, on saisi le code produit, puis le N° de Lot sur la fenêtre qui s'ouvre automatiquement. Si l'on ne sait pas sur quel Lot vendre, ou si l'on veut connaître les DLC sur le produit vendu, faire un double clique dans la zone N° de Lot et s'afficheront tous les lots disponibles avec la DLC de chacun et la quantité en stock :
Il est possible de vendre plusieurs Lots sur le même produit. Dans notre exemple toujours, j'ai 100 unités en date du 31/12/2025 et 50 en date dy 15/03/2026.
Le client m'en commande 120 unités. Je vais donc lui en vendre une 1ère ligne avec 100 unités en choisissant le 1er N° de Lot en quantité à 100 et ensuite sur une 2ème ligne, choisir le 2nd N° de Lot avec une quantité à 20 :
Sur mon document, j'ai bien mes 2 lignes de produits avec mes 2 lots différents avec les DLC de chacun.
Sur les prochaines ventes, je ne pourrai pas vendre le 1er Lot au 31/12/2025 car je n'ai plus de stock, mais uniquement les 30 restant sur le 2nd Lot, comme l'on peut le voir ci-dessous :
¶ Gestion des N° de Séries
ITECK permet également de gérer les produits avec des numéros de séries, comme par exemple pour les tondeuses, les débroussailleurs, les machines de traite, etc…
La gestion de numéro de séries sur les produits permet d'une part, d'identifier à l'achat comme à la vente chaque produit vendu par ce numéro de série, et d'autre part de vendre uniquement les articles en stock avec ce numéro de série.