Chorus est un portail public mis en place par l'État pour faire transiter l'ensemble des factures à destination du service public depuis le 1er Janvier 2020. Il a pour but de faciliter la tâche des entreprises fournisseurs. La totalité des administrations publiques utilisent le même portail.
Il est important que le paramétrage d'iTeck soit fait en amont de celui de Koesio. C'est à Koesio de se calibrer en fonction des demandes et des besoins de iTeck, et pas l'inverse.
Afin d'assurer le bon fonctionnement de la dématérialisation des factures, il est nécessaire de créer des zones supplémentaires qui vont directement apparaître dans la fiche client sous forme de menu déroulant.
Trois zones supplémentaires sont à configurer :
- Le statut de Chorus
- Le code service si le client final en possède un
- Le Flag.
C'est le Flag qui va déterminer du mode de distribution de la facture :
- _DMFSP : pour l'envoi sur Chorus,
- _DMF : pour l'envoi par mail,
- _EDITIQUE : pour une impression papier.
Pour configurer ces zones, il faut se rendre dans le menu “Zones Supplémentaires” depuis “Paramètres” et “Divers” :
Une fois la fenêtre apparue, il est alors possible de configurer les fameuses zones. Pour y créer des menus déroulants, il faut séparer les choix par une virgule. Il est recommandé de les configurer ainsi, en ce positionnant d'abord sur le type d'informations “Client” :
Il n'est pas obligatoire de respecter la numérotation des zones (ici 4 et 9), mais il faut bien les garder pour les éditions de documents afin de récupérer l'information au bon endroit.
Il n'y a que les factures qui sont à paramétrer chez les clients. Les informations seront “invisibles” pour eux, les champs sont à renseigner - sauf demande contraire du client - en blanc sur blanc. Koesio seront quand même capable de récupérer les informations de manières automatiques :
Une fois dans le menu, ce sont les entêtes des factures qui vont nous intéresser, dans l'onglet détail :
Il faudra ensuite rajouter les lignes suivantes, en veillant bien à respecter le numéro des zones supplémentaires précédemment configurées :
Le numéro d'ordre n'est pas important, mais il faut conserver celui dans lequel ces champs sont présentés.
Il ne reste maintenant plus qu'à configurer la fiche de chacune des fiches clients concernées avant de pouvoir éditer les documents.
Comme les factures uniquement sont concernées par le portail, il est nécessaire de faire quelques réglages en amont sur les fiches clients.
Dans l'onglet “Généralité”, il y a besoin du numéro de SIRET du client :
Dans un premier temps, en fonction de la méthode de travail du client final, dans le deuxième onglet, l'option de facturation NE DOIT PAS être positionnée sur “Tous les BL = Une Facture” :
Il est plutôt recommandé de paramétrer le client sur “Un BL = Une Facture” ou “Une Facture par Commande Soldée”.
Il faut ensuite aller dans l'onglet “Infos Sup.” pour aller renseigner les informations que le client final indiquera pour l'utilisation avec Chorus :
Pour l'envoi des factures par KOESIO, dans l'onglet contact, un interlocuteur est à renseigner avec une adresse mail, de type “Dest. Facture par Mail” :
Sur un document de ventes, dans l'entête du document, il faut penser à venir renseigner dans l'entête de Facture Client la “Réf. Client” s'il y en a un un numéro d'engagement au niveau du BL ou de la commande :
Pour la génération des factures pour le prestataire, passer par la gestion des documents de ventes :
Et faire attention aux points suivants :
- Décocher la case “Envoi direct par E-mail”,
- Cocher la case “Génération d'un fichier PDF”, puis renseigner l'emplacement et le nom du ficher, en passant par “Nom du fichier généré”.