¶ Avant de commencer
Les informations concernant le représentant et son commissionnement son enregistrés dans la ligne du document. Ces informations sont récupérées dans la fiche client pour connaître le représentant et dans la fiche représentant pour connaître la méthode et le taux. Attention, cette récupération se fait en temps réel pendant la saisie et donc le fait de corriger une fiche représentant ne corrigera pas les documents déjà saisis.
Ces champs sont modifiables tant que le document n'est pas validé et uniquement si l'utilisateur en a l'autorisation. Un utilisateur n'ayant pas l'autorisation n'aura même pas la possibilité de voir la méthode et le taux du commissionnement.
Une fois les factures validées, il n'est plus possible de les corriger et c'est pour cette raison qu'il y a une notion de fiche commission. Cette fiche permet à la fois d'enregistrer la liste des lignes de factures prisent en compte et de pouvoir modifier les informations sur le commissionnement.
Il y a également une notion de commission directe afin de distinguer si la vente a été réalisée par le représentant directement ou si le représentant n'est commissionné que par le fait qu'il s'agisse de l'un de ces clients.
¶ Paramètres requis
¶ La fiche représentant
Depuis le menu Fichiers > Représentants > Gestion des Représentants :
Pour un représentant, on indiquera comment il est commissionné de manière indirecte : CA ou Marge, et quels sont les taux, suivant les différents cas possibles. La case à cocher sur encaissement n'est pas encore exploitée (Octobre 2012).
Le délai en mois de la dernière visite tient compte du module CRM de la gestion des ventes et de la date du dernier document saisie en tant que vente directe représentant. Dans l'exemple ci-dessus, si le représentant a vu le client il y a plus de 6 mois, nous aurons dans le document le code représentant, le type de commission et un taux à zéro.
¶ La fiche client
Dans la page facturation, nous avons le représentant principal affecté au client. Cette zone n'est pas obligatoire et aucun représentant ne sera commissionné sur les ventes à ce client.
Dans la page “Except. Représentant”, on pourra indiquer les exceptions par rapport au représentant affecté sur la page facturation. Dans l'exemple ci-dessus, notre client est affecté à IV, sauf pour les ventes d'alimentation, qui seront affectées à DC.
N.B. : Les taux à zéro (case vide) n'indique pas qu'il ne sera pas commissionné, mais que le taux sera celui de la fiche représentant. On ne tiendra compte que des saisies différentes de 0.00 et ce taux sera appliqué exceptionnellement pour le client, le représentant et la famille de produit.
¶ Utilisation du module
¶ Saisie des ventes
Dans l'entête de document, nous aurons le représentant principal du client avec son commissionnement. A noter que les champs “Type commission”, “Commission” et “Sur encaissement” ne sont pas visible par les utilisateurs non autorisés.
Pour une vente directe, il suffit de cocher la case “vente représentant” et éventuellement de changer le représentant. Afin de faciliter la saisie, le changement de représentant coche automatiquement la case car, en effet, s'il y a le besoin d'indiquer un représentant différent de l'habituel, il s'agit certainement d'une vente directe.
N.B. : Le fait de cocher “vente directe” implique que toutes les lignes du document seront affectées au représentant. Mais si cette case n'est pas cochée, les lignes déjà saisies ne sont pas touchées et seules les nouvelles seront concernées.
Le représentant IV est affecté à la ligne mais le taux est à zéro car le représentant n'est pas passé voir le client dans les 6 derniers mois.
¶ Utilisation du menu fiche commission
Cliquez sur le bouton “Nouveau” pour créer un nouveau calcul puis remplissez les critères pour le calcul des commissions, puis faites “OK”.
Attention : Uniquement les factures envoyées en compta seront prises en compte.