¶ Avant de commencer
Ce support à pour vocation d'appréhender les paramétrages de base d'ITECK. Nous allons décrire tous les éléments d'une fiche produit, ainsi que leurs utilités.
¶ Paramètres requis
La gestion des produits consiste à renseigner sur chacun de vos produits un ensemble d'informations spécifiques vous permettant, entre autre, d'établir, à terme, des documents commerciaux automatisés, et de générer des statistiques pertinentes.
Gérer correctement ses produits, c’est d’abord savoir les distinguer ; produit de négoce, produit transport, produit fabriqué ou produit de regroupement…l’objectif est d’optimiser le flux d’information.
C’est également établir une classification tarifaire et statistique. A quelle famille de produits notre produit appartient-il ? Lui attribue-t-on une tarification spécifique ? Quelle proportion de chiffre d’affaires va-t-il générer pour l’entreprise ?
Pour cela, l’utilisateur renseignera la fiche produit avec un ensemble d’informations regroupées par thématiques : Description, Unités, Technique, Stock, Tarifs, Promotion, Condition, Divers, Photo, Statistiques…
¶ Création d'un nouveau produit
La création d’un nouveau produit doit reposer sur le respect de l’ensemble des règles de gestion instaurées dans votre entreprise mais également d’une véritable réflexion en aval. Pour que vous puissiez mettre en place une gestion efficace de vos produits, nous allons mettre en avant les possibilités offertes par le logiciel.
Rendez-vous donc dans Fichiers > Produits > Gestion des produits ou cliquez sur le raccourci Gestion de produits, et cliquez sur l'icône Nouveau Produit de la barre d'outil (ou raccourci ALT + N).
Une fenêtre de Contrôle existence produit en catalogue s'ouvre, cliquez sur Produit Inexistant.
Les champs de saisie deviennent vierges de tout enregistrement :
La saisie peut à présent démarrer…
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Par défaut, la fiche Produit s'ouvre sur l'onglet description et selon les cas, soit sur le premier code produit (tri croissant alphabétique), soit sur le dernier produit consulté. |
¶ Utilisation du module
¶ Le code et la désignation du produit
- Code produit : Le code du produit peut être manuel ou bien automatique.
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Le code produit doit être unique, il peut être soit saisi manuellement, soit généré automatiquement par un paramétrage défini lors de l'installation. Il contient au maximum 20 caractères alphabétiques et/ou numériques. |
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La codification de vos produits est une étape extrêmement importante et doit naître d'une profonde réflexion organisationnelle. |
2. La désignation du produit : Comme le code du produit, elle ne doit pas contenir certains caractères : la tabulation, la virgule, le point-virgule. C'est le nom du produit qui figurera sur l'ensemble de vos documents de gestion et de ventes.
3. Actif : Si la case est décochée, le produit est inactif, on ne peut plus alors le saisir dans les documents, et il n'apparaît même plus dans la recherche Produits. C'est comme si le produit n'existait plus. On dit que le produit est mort. Par défaut, la case est toujours cochée.
4. Etiquettes : En cliquant sur ce bouton, le module des étiquettes Produits s'ouvre et le produit se positionne directement dans le tableau.
¶ Description
C'est une zone de saisie non obligatoire, qui permet de saisir une désignation dite “commerciale” différente de la désignation du produit. Selon des usages de votre société, on pourrait par exemple saisir une désignation moins complète (sans le nom du fournisseur, par exemple, pour des carrelages), afin de laisser une zone de flou à vos concurrents qui souhaiteraient s'inspirer de vos tarifs… Ainsi, lors de l'édition de certains de vos documents commerciaux, on pourra afficher soit la désignation dite “normale”, soit la désignation commerciale.
C'est le code barre du produit. Si on effectue un double clic sur la zone, on ouvre un tableau récapitulatif des codes-barres utilisés ou déjà utilisés pour le produit.
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Le code barre peut-être différent selon le fournisseur. En cas de modification sur un code barre, celui-ci reste cependant actif si non supprimé dans le tableau récapitulatif des codes-barres utilisés. |
C'est un numéro saisi librement qui vous permet de gérer l'ordre d'édition des produits (exemple : liste de prix). En effet, l'édition des tarifs se fera, en règle générale par famille / Sous-famille; Puis si ce code est renseigné, dans l'ordre de ce code, sinon dans l'ordre des codes produits. Ceci n'est réellement important que lorsque votre service commercial souhaite une présentation spécifique des tarifs. On peut aller dans Fichiers > Produits > Saisie rapide des N° d'ordre pour avoir une vision globale des ordres d'édition.
On choisit dans une liste déroulante le type du produit, soit Normal (la majorité de vos produits), soit Divers qui sont les produits “fourre-tout”.
Le choix divers provoquera un fonctionnement particulier en saisie de documents de vente.
- Demande automatique des prix d'achat.
- Demande automatique de la désignation.
- Demande automatique du fournisseur.
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Pour les produits divers, il est conseillé d'avoir un produit divers par sous-famille (voire par fournisseur) afin de ne pas fausser vos statistiques. |
Est-ce qu'il s'agit d'un produit physique ? C'est-à-dire que l'on exclu les produits de type frais de facturation, transport, etc… Il faut cocher cette case si vous souhaitez gérer ce produit en stock. Elle est cochée par défaut.
NB : Un produit divers peut aussi être géré en stock, s'il s'agit d'un produit physique (on va bien le réceptionner pour le vendre à un client).
Ici, nous choisirons le type de produit (support de formation détaillé à part). Le choix impactera l'onglet Tarifs de la fiche produit.
- Si un produit est de type négoce, c'est un produit acheté et revendu (majorité des cas).
- Si un produit est de type regroupement, c'est un produit kit (ou pack), c'est-à-dire composé d'un ensemble de produit.
Exemple : dans le sanitaire, vasque + mitigeur + kit de raccordement… Cela aura une incidence dans l'onglet tarifs, où l'on va spécifier la composition finale à laquelle notre produit appartient, afin de déterminer son prix de revient et de gérer le stock de chaque produit qui compose le produit de regroupement. (Cf. explications onglets tarifs).
- Si c'est un produit de type fabriqué, c'est un produit fabriqué par l'entreprise et revendu.
- Si c'est un produit de type transport, c'est un produit correspondant à des frais de port. Cela aura une incidence dans l'onglet tarifs, où l'on va spécifier la description du port (par exemple, la zone de livraison, le type de véhicule…).
Si cette zone est cochée, on pourra modifier la désignation du produit dans un document sans que la désignation soit changée dans la fiche Produit.
Si cochée, le produit sera considéré comme un produit emballage. Cela aura une incidence par exemple lors de la saisie d'une préparation de commande, où l'on pourra spécifier notre produit comme emballage. Exemple : film plastique pour préparation.
Si le numéro de série est coché, ce dernier sera demandé en saisie de documents. Exemple : sur l'outillage électroportatif (cas de garantie ou de traçabilité).
Ici, on rentrera la référence du produit de la centrale d'achat.
Dans cette zone nous saisirons le nom du catalogue de la centrale dans lequel figure le produit.
Ce champ permet d'ajouter des mots clé aux produits afin de faciliter la recherche.
On choisit dans une liste déroulante, l'activité dans laquelle intervient notre produit. (Exemple : menuiserie, carrelage, chauffage, etc…).
Le contenu de la liste des activités est préalablement paramétré dans les paramètres par défaut des produits. Cette classification doit également naître d'une profonde réflexion organisationnelle.
En double cliquant dans cette zone, on pourra indiquer la marque du produit.
Dans cette zone, en double cliquant, nous irons chercher la catégorie du produit. La catégorie est en lien avec les déclinaisons (Couleur ou Taille) et avec la gestion des articles (par N° de lot, de série ou par parc client).
En double cliquant sur la zone code Famille statistique, on choisit dans une liste la famille et la sous-famille statistique du produit.
Le code permet de regrouper l'ensemble des produits dans des groupes et des sous-groupes afin de pouvoir obtenir des chiffres d'affaires sur ces derniers et de façon générale, des statistiques ou des palmarès.
Le contenu de la liste des familles et sous familles statistiques, est préalablement paramétré dans les paramètres par défaut des produits. Comme pour les activités, cette classification doit naître d'une profonde réflexion organisationnelle.
Ces familles servent de classement. Au niveau des statistiques, vous aurez des cumuls sur celles-ci. La question à vous poser est : “Quels chiffres voulez-vous avoir ?”.
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Ce classement n'entre dans aucune définition ou calcul. Les modifications n'ont pas de conséquence grave. Simplement, faites attention aux imputations comptables et les éditions auront un ordre et des sous-totaux différents. |
En double cliquant sur la zone code famille et sous-famille tarif, on choisit dans une liste la famille et la sous-famille tarif du produit.
La définition de familles et sous-familles tarifs permet d'affecter un produit à des conditions tarifaires qui peuvent être définies pour une famille et une sous-famille de tarif.
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Le contenu de la liste des familles et sous-familles tarifs, est préalablement paramétré dans les paramètres par défaut des produits. Comme pour les activités, cette classification doit naître d'une profonde réflexion organisationnelle. |
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Il est important de bien penser ces familles dès le départ. Lorsque vous aurez renseigné vos coefficients et remises, il sera extrêmement difficile de modifier le système de classement. |
Vente : Coché par défaut, si non coché le produit ne sera pas disponible à la vente (exemple : produits à usage interne, les matières premières, les produits de location…).
Achat : Coché par défaut, si non coché, le produit ne sera pas disponible à l'achat (exemple : produit dit de regroupement, en effet, on n'achète pas le pack mais les pièces qui le composent).
C'est un code normalisé, utilisé pour les déclarations en douane.
C'est une zone de texte qui, comme son nom l'indique, est un complément de la désignation du produit. Si la case Rappel en saisie de document (par défaut non cochée) est cochée, cela indique que le complément de la désignation figurera sur les documents édités (en achat, en vente, ou les deux).
Destinée à un usage interne, on peut indiquer dans cette zone de texte, tout et n'importe quoi en relation avec le produit, car cette zone ne sera pas éditable mais visible au comptoir par exemple.
La date de création et l'utilisateur qui a créé le produit son mis à jour automatiquement selon la date système et le code utilisateur saisi pour rentrer dans le logiciel.
les informations de modification sont mises à jour de la même manière que les informations de création à chaque fois que l'on va sur une fiche produit et que l'on enregistre la fiche même si aucune information n'a été modifiée dans la fiche.
¶ Onglet Unités
Un produit peut s'acheter dans une unité (m², pièce, tonne, etc…), se stocker dans une autre unité et se vendre dans une autre.
Les unités sont simplement des libellés que l'on choisit et qui s'éditeront dans les documents, elles n'ont aucune incidence sur les calculs. Pour faciliter la détermination, on peut imaginer l'unité de stock comme étant l'unité de travail, l'unité de vente comme l'unité du prix de vente et l'unité d'achat étant l'unité du prix d'achat.
Dans le cas du produit fabriqué, l'unité d'achat est en fait l'unité de fabrication.
Dans notre exemple, on achète nos sacs à la Tonne, on les stocke et vend au sac.
Nous avons la possibilité de saisir l'ensemble des unités qui vont vous être utile pour votre exploitation, dans les Paramètres > Sociétés et Documents > Paramètres de base > Valeurs par défaut Produits :
Nous avons la possibilité d'agir sur le calcul des arrondis de ces unités, en indiquant le nombre de décimale après la virgule, et la méthode d'arrondi (soit arrondi à l'inférieur, au supérieur, normal ou bloqué).
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Le choix des arrondis doit bénéficier d'une attention particulière de votre part, ceci afin d'éviter des stocks faussés. Il est important de noter, que si le système d'arrondi selon l'unité vous paraît trop complexe, vous devez vous intéresser en priorité à l'unité de stock. |
La détermination automatique des prix de vente, d'achat et de revient doit pouvoir se faire indifféremment en unité d'achat, de vente ou de stock. Pour passer de l'un à l'autre, il nous faut un coefficient de rapport. C'est ce que l'on saisit dans la partie conversions d'unités. Il y a un rapport d'égalité entre l'unité d'achat, de stock et entre l'unité de vente et l'unité de stock.
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Les unités ainsi que leurs coefficients de conversion ont une action directe sur le stock du produit. Aussi, lorsqu'un produit aura été mouvementé, il sera impossible de les modifier. |
Le type de saisie détermine dans la saisie document les informations demandées à la saisie du produit. Ces champs vont être utiles lors de la création de produits sur mesure.
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Nombre : Classique, une quantité. Nombre + Longueur : Par exemple, 3 planches de 2 mètres linéaires, à facturer 3x2 = 6 mètres linéaires. Nombre + Longueur + Largeur : Problème de surface. 2 morceaux d'agglos de 2x0.50 à facturer 2x2x0.5 = 2 mètres carrés. Nombre + Longueur + Largeur + Epaisseur : Problème de volume. 1 poutre de 3x0.20x0.30 à facturer 1x3x0.20x0.30 = 0.18 mètres cubes. |
C'est la quantité par défaut qui s'inscrira dans la saisie de document à l'ajout d'un produit. Elle est exprimée en unité de stock.
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Afin d'éviter toutes erreurs en saisie de document, il est conseillé de laisser à 0 la quantité par défaut. |
Les dimensions pour découpes permettent de vous assister dans la création de vos produits de découpe, en passant par différent choix et en délimitant les découpes mini et maxi.
En cliquant sur "Nouvelle dimension, une fenêtre apparaît :
En indiquant “Oui”, une autre question est posée, concernant la quantité :
En cliquant sur “Oui”, à nouveau, l'unité des dimensions est alors demandée :
Une fois l'unité définie, il faut sélectionner la dimension :
Ce qui incrémentera le tableau :
De retour sur la fiche produit, la partie conditionnement :
Il est constitué d'un libellé qui n'a aucune influence sur les calculs et d'une quantité de conditionnement. Dans la saisie de document, la quantité d'un produit peut être saisie directement en quantité de conditionnement, le calcul de la quantité en unité de vente et de stock se faisant automatiquement grâce, justement, à ce coefficient.
C'est la quantité que l'on va utiliser pour les quantités de conditionnement. Elle s'exprime soit en unité de vente, soit en unité de stock (choix dans liste déroulante).
Nombre de colis entier obligatoire en vente : Si coché, cela signifie que l'on vend notre produit par colis. Imaginons que l'on veut vendre 100 sacs, si le colis (palette dans notre exemple) contient 40 sacs, un message d'avertissement nous indiquera que l'on ne pourra pas vendre 100 sacs mais obligatoirement 3 palettes de 40 sacs (soit 120 sacs).
Nombre de colis obligatoire en achat : Si coché, cela signifie que l'on achète notre produit par colis. Imaginons que l'on veuille acheter 100 sacs, si le colis (palette dans notre exemple) contient 40 sacs, un message d'avertissement nous indiquera que l'on ne pourra pas acheter 100 sacs mais obligatoirement 3 palettes de 40 sacs (soit 120 sacs).
Longueur : C'est la longueur du produit.
Largeur : C'est la largeur du produit.
Epaisseur : C'est l'épaisseur du produit.
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Les champs Longueur, Largeur et Epaisseur, ne sont présent qu'à titre indicatif. Ils ne sont liés à aucun calcul. |
Poids Réel (Kg / Unité de Vente) : C'est le poids réel du produit en kilo par rapport à l'unité de vente du produit. C'est le poids utilisé pour le calcul des frais de port.
Poids Réel (Kg / Colis) : C'est le poids réel calculé du colis. (Poids Réel * Quantité contenu dans colis).
Poids Théorique (Kg / Unité de Vente) : C'est le poids moyen approximatif. Peu utilisé de manière générale, il peut toutefois s'avérer intéressant pour le fabricant du produit.
Poids Théorique (Kg / Colis) : C'est le poids théorique calculé du colis. (Poids Théorique * Quantité contenue dans le colis).
Volume (M3 / Unité de vente) : C'est le volume du produit en M3. (Exemple : Laine de verre, etc…)
Volume (M3 / Colis) : C'est le volume calculé du colis (Volume Unitaire * Quantité contenue dans le colis).
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Si l'on saisit d'abord le poids et le volume, celui du colis se calculera automatiquement. Inversement, si on rempli le poids ou le volume du colis, les valeurs unitaires se mettront à jour. |
Cette zone permettra d'afficher sur l'étiquette produit le prix au litre ou au kilo (information obligatoire).
¶ Onglet Technique
Dans cet onglet, on va renseigner un ensemble d'instructions qui vont déterminer comment le produit va interagir avec le logiciel.
Edition Tarif : Si cette case est décochée, le produit ne sont pas dans les éditions de tarifs.
Escomptable : Si la case est décochée, la valeur du produit sera exclue de la base de calcul de l'escompte. C'est utile uniquement dans le cas où c'est notre système qui calcule l'escompte, pour exclure notamment les produits de vente de main d'œuvre et autres services.
Remise 1 visible en ventes : Si cochée, la première remise (éventuelle) sera visible dans les documents de vente.
Remise 2 visible en ventes : Si cochée, la deuxième remise (éventuelle) sera visible dans les documents de vente.
Code TVA : C'est un code de TVA qui rattache le produit à un taux et à des paramètres comptables déterminés en fonction du pays du client et de la date du document. On accède aux taux de TVA (paramétrés à l'installation) par double clic dans la zone de saisie.
Taxe Parafiscale : C'est un code qui, s'il est non nul, détermine que le produit est soumis à une taxe parafiscale (fabricants uniquement). On accède aux taux de Taxe Parafiscale (paramétrés à l'installation) par double clic dans la zone de saisie.
Compte de Vente, d'Achat et Analytiques :
Ces comptes seront utilisés pour le passage en comptabilité des ventes. On accède aux comptes (paramétrés à l'installation) par double clic dans la zone de saisie. Ils ne sont pas obligatoires suivant la politique de l'entreprise.
Consignes affectées à ce produit : On indique ici les consignes éventuelles attachées à ce produit.
On utilise les boutons de contrôle situés sur la gauche du tableau afin d'ajouter, de copier ou d'effacer une consigne. A chaque saisie, on doit toujours enregistrer la ligne (avec le bouton sauve). En cas d'erreur en cours de saisie, on utilise le bouton Annul.
Dans notre exemple, on affecte la palette ciment 5Kg, qui a pour code consigne PALCIMENT, qui permet un conditionnement de 40 sacs :
Le signe des arrondis (> supérieur par défaut), va déterminer comment va réagir le logiciel lorsqu'on indiquera le nombre de produits choisi en saisie de document :
> : Si 41 sacs, on affectera 2 palettes. (Solution de prudence à l'avantage de l'entreprise)
< : Si 41 sacs, on affectera 1 palette et ce, jusqu'à 79 sacs. (Dangereux pour l'entreprise, à l'avantage du client)
= : On affectera 1 palette à partir d'½ palette remplie (c'est-à-dire, à partir de 20 sacs) jusqu'à 60 sacs (soit une palette et demie). Cette méthode s'avère être la plus proche de la réalité.
En phase d'affectation, on doit utiliser une consigne existante. On la récupère avec un double clic dans la zone “code consigne”.
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Pour créer une consigne, rendez-vous dans le menu général, Fichiers > Consignes > Gestion des produits consignés :  On commence par créer un nouveau code consigne, un libellé, on indique si cette consigne est active (oui par défaut), et on enregistre (tableau de gauche).  On a la possibilité de gérer indépendamment les consignes en VENTE et en ACHAT (tableau de droite). les tarifs de vente :  On a également la possibilité de gérer des frais d'entretien sur les consignes ou sur les déconsignes. Ces frais gérés par les tarifs d'un produit spécial.  En cas de solde négatif, on a la possibilité de, soit bloquer le client (affichage d'une fenêtre d'avertissement en saisie de document), soit de lui affecter une consigne de réserve.  Les comptes comptables de VENTE : 
 On affecter à notre consigne un tarif de consignation et de déconsignation à une date et à un fournisseur donnés. |
Produits liés : On peut définir un ensemble de produits liés qui seront proposés dans le cas d'un lien optionnel (et seulement proposés) ou rajouter systématiquement (lien obligatoire) lors de la saisie de document de vente ou d'achat (selon les cases cochées). ces produits liés apparaissent en fait comme une aide à l'acte commercial.
La proposition saisie sera rapportée dans la saisie de document de vente à la quantité en unité de vente et dans les documents d'achat à la quantité en unité d'achat. Cela permet de rattacher les accessoires à un produit maître.
Par exemple, ci-dessous, nous avons liés à notre sac de ciment, 1 colorant, 2 seau de maçon, et 1 retardateur.
¶ Onglet Stock
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Comme son nom l'indique, l'onglet Stock va permettre d'avoir une vision et une interaction du produit dans le stock. |
Client Exclusif : On peut rattacher un client exclusif à ce produit, c'est-à-dire que ce produit ne pourra être vendu seulement à ce client. On accède à la liste des clients existants par double clic dans la zone de saisie.
Dépôt Exclusif : On le renseigne si le produit est vendu uniquement dans ce dépôt (si multi dépôt). On accède à la liste des dépôts existants par double clic dans la zone de saisie.
Référence Clients : Permet d'associer un ou plusieurs produits à un client ou à une famille de client.
Produit à liquider : “Mon produit ne se fabrique plus… donc je dois penser à liquider mon stock”, si coché, le produit apparaîtra comme un produit à liquider, donc, à terme, il pourra être remplacé par un autre produit que l'on indique par double clic dans la zone de saisie.
Exemple : Il nous reste 20 sacs de ciment (dits à liquider), notre client nous en demande 50, il nous faut indiquer un produit de remplacement pour les 30 autres sacs.
Produit équivalent : “Je n'ai plus de produit en stock, par quel autre produit puis-je le remplacer pour dépanner mon client ?”.
On accède à la liste des produits existant par double clic dans la zone de saisie, afin de choisir notre produit équivalent.
Remplacé par : Lorsqu'un produit n'est plus disponible, il sera automatiquement remplacé par celui-ci. En double cliquant, on ira chercher le produit de remplacement.
Les déclinaisons : Ce tableau est à utiliser pour les produits ayant des variantes simples comme les couleurs, les nuances (exemple : carrelage), les tailles et pointures (exemple : vêtements et chaussures) ou les dimensions (exemple : poutrelles). Dans ce cas, on aura une gestion de tarif unique avec une gestion de stock pour chaque variante. A la saisie de document, cette information sera demandée.
C'est une vue du produit dans les stocks. On va spécifier par déclinaison et par dépôt (dans le cas d'un multi dépôt), si le produit est tenu en stock, son emplacement physique (A quel endroit va-t-on ranger nos produits ?), le stock minimum (dont le but est de déclencher une alarme pour les produits en limite de stock) et maximum.
Le tableau fait également apparaître la quantité en stock, les quantités en commandes clients et fournisseurs pour information.
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On peut envisager de programmer une édition automatique des produits en limite de stock. |
¶ Onglet Tarifs
C'est dans l'onglet tarif qu'on va attribuer au produit son fournisseur, son prix d'achat et son prix de vente.
L'onglet tarif sera différent selon si le produit est de type négoce, transport ou regroupement (défini dans l'onglet description).
On traitera donc ces trois cas de figure.
Présent de façon générale dans l'onglet des tarifs, cette fonction montre les taux de marges minimum et maximum. La définition des taux de marge minimum et maximum permet d'avoir un contrôle en le comparant au taux de marge des produits
Calcul pour avoir le taux de marge d'un produit : (Prix de vente / Diviseur de prix - Prix d'achat) / (prix de vente / diviseur de prix) * 100.
Le bouton “Modifier” nous permet d'accéder directement à la définition de ces taux. Ces taux serviront en contrôle lors de la saisie des ventes.
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On peut définir ces taux de plusieurs manières en allant à un niveau de détail de plus en plus précis.
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¶ Produits de négoce :
L'onglet tarif se découpe en trois tableaux dépendants du dépôt auquel on affecte le tarif. Ces tableaux sont gérés à partir des barres d'outils positionnées sur leur gauche.
Le tableau des différents fournisseurs du produit, le tableau des différents fournisseurs du produit, le tableau de tous les prix d'achat à différentes périodes pour chaque fournisseur, et le tableau de l'ensemble des prix de vente du produit à différentes périodes.
Il est évident que pour une création de tarifs pour un produit, il y a un ordre à respecter :
On indique d'abord le dépôt (tout dépôt par défaut, si pas de spécificité de tarif par dépôt), puis on associe le fournisseur, ensuite on créera le tarif d'achat pour ce fournisseur. Enfin on définira le tarif de vente. Il est en effet nécessaire d'avoir un prix d'achat en cours à la date du prix de vente pour avoir un prix de revient.
¶ Tableau Fournisseur
Dépôt : Par défaut : Tout Dépôt.
Dans le cas d'un mutli-dépôt, on peut spécifier des tarifs différents par dépôt. Pour ce faire, on utilise la touche F10 ou clic droit dans le tableau fournisseur, on sélectionne “tarif sur nouveau dépôt”, et on choisit ensuite le dépôt souhaité dans la liste déroulante du haut.
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Si on décide de créer un tarif sur plusieurs dépôts, chaque tarifs seront indépendants l'un de l'autre, et auront leur propre fournisseur, tarif de vente et devront ainsi être mis à jour indépendamment. |
Fournisseur :
C'est le code du fournisseur dans la société. On ajoute un fournisseur avec le bouton Ajout. Ensuite on se positionne sur le code fournisseur et on double clic (ou F5) pour avoir accès à la liste des fournisseurs, on choisit le fournisseur et on valide.
P :
Cette colonne affiche une lettre “P” sur la ligne du fournisseur qui est le fournisseur principal du produit. Ceci n'est qu'une information, le choix du fournisseur principal se fait sur la définition du prix de vente. Il est obligatoire d'avoir un fournisseur principal. C'est le prix de revient d'achat du fournisseur principal qui servira de référence au calcul des marges (hors marges aux PMP). On utilise la touche F9 (ou clic droit fournisseur principal) pour définir le Fournisseur principal.
Nom du fournisseur : C'est le nom du fournisseur (affichage automatique).
Réf. Fournisseur : C'est le code produit chez le fournisseur. Elle pourra être rappelée sur les commandes d'achat. Il est important de remplir ce champ quand cela est possible.
- pour éviter les erreurs de livraison du fournisseur,
- Pour pouvoir envisager des mises à jour de tarifs automatiques à l'aide des données communiquées par votre fournisseur.
Code barre : C'est le code barre du produit chez le fournisseur. Ce code barre n'est pas prioritaire par rapport au code barre dans la fiche produit et à celui dans le tableau des déclinaisons.
Prix de vente : C'est le prix de vente en cours à la date du jour. Il sera affiché au prix automatiquement soit en euro, soit en devise locale, soit en HT, soit en TTC selon les informations figurant dans le paramétrage. C'est une zone d'information, le prix de vente n'est pas saisi ici.
Prix de revient en UV : C'est le prix d'achat du fournisseur en cours à la date du jour majorée de la réserve de marge, affiché en unité de vente. C'est une zone d'information, le prix de revient n'est pas ici.
Coeff. PV/PR : C'est le coefficient de rapport entre le prix de vente actuel et le prix de revient actuel du fournisseur. C'est une zone d'information, le coefficient n'est pas saisi ici.
Conditionnements en Unité d'achat et libellé : Il arrive parfois que le conditionnement défini dans l'onglet “unité” de la fiche produit soit différent selon les fournisseurs. On le redéfini donc dans ce tableau en unité d'achat obligatoirement et c'est celui du fournisseur principal qui sera pris par défaut dans les calculs s'il est rempli, sinon ce sera celui de la fiche produit.
Actif : Oui/Non, on indique ici, si le produit est encore actif chez le fournisseur.
Fin de série : Oui/Non, on indique ici, si le produit est en fin de série chez le fournisseur.
¶ Tableau Tarif Achat
Date : C'est la date à laquelle le tarif rentre en application. Elle permet donc de visualiser l'historique des prix et la saisie prévisionnelle à une date future (F en début de ligne) si la fate est dans le futur.
Diviseur : C'est un diviseur de prix, c'est à dire qu'un prix d'achat peut-être pour une quantité différente de 1 (Exemple : prix au 1000 pour les tuiles).
Achat : C'est le prix d'achat brut. Il est sur 2 décimales. Dans le cas où un fournisseur donnerait un prix sur 3 ou 4 décimales, il faudra utiliser le diviseur pour mettre un prix au 1000.
Q : Il y aura un “X” si des tarifs d'achat quantitatifs ont été renseignés.
On peut accéder au paramétrage de celui-ci par un double clic sur le tableau :
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La première colonne indique le numéro de remise. La deuxième colonne contient la quantité à partir de laquelle le nouveau prix va s'appliquer. La troisième colonne contiendra la remise, le prix net ou le prix brut selon le type de tarif. |
¶ Tableau Tarif Colonne
Type de tarif :
- La remise cumulative s'ajoute aux cinq remises existantes dans le tableau des prix d'achat.
- La remise en remplacement vient remplacer les cinq remises existantes dans la définition du prix d'achat.
- Le prix net remplace le prix d'achat calculé dans le tableau des prix d'achat.
- Le prix brut remplace le prix d'achat dans le tableau des prix d'achat.
Rem 1 : C'est une première remise appliquée au prix d'achat brut. Elle peut être en pourcentage ou en valeur dans la devise du prix d'achat.
T : C'est le type de la première remise, on mettra “V” pour une remise en valeur et “%” pour une remise en pourcentage.
Rem 2, Rem 3, Rem 4, Rem5 : Ce sont des taux de remises supplémentaires (uniquement en %).
Prix Net départ : C'est une zone calculée qui contient le prix d'achat brut déduit des différentes remises.
Inc. Port : C'est l'incidence du Port, on saisit le montant du port qui permettra le calcul du Prix Net livré.
Prix Net Livré : C'est le Prix Net du départ + Inc Port.
Frais % : C'est le montant des frais en pourcentage.
Frais fixe : C'est le montant des frais fixes qui sont à rajouter au prix d'achat net.
Port / Tonne : Les frais de port sont renseignés à la tonne. Pour les utiliser, il est important d'avoir renseigné le poids du produit.
PR : C'est le prix de revient calculé en fonction des frais et du port du produit.
Devise : C'est la devise du prix d'achat. Par défaut, celle qui est dans la fiche du fournisseur.
Code promotion : indique le cas échéant le code promotion du produit.
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Il est fortement recommandé lors d'un nouveau tarif d'achat d'achat, d'ajouter une nouvelle ligne et non de modifier la ligne actuelle (car cela impactera tous les tarifs de vente des documents en cours). De plus, cela permettra d'historiser cette information. |
¶ Tableau Tarif Vente
Date : C'est la date de début d'application du tarif de vente. On verra donc l'historique des prix et il sera possible de saisir un tarif pour une date future (indiqué par un F en début de ligne).
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On doit être sûr qu'il existe un prix d'achat à cette date. |
Fournisseur : C'est le fournisseur principal pris en compte pour le calcul du prix de revient.
Réserve de marge : C'est un coefficient qui intervient entre le prix d'achat net et le prix de revient. C'est une réserve de marge à disposition du dirigeant qui ne souhaite pas communiquer le vrai prix de revient à certains utilisateurs et qui s'applique ici. De fait, un coefficient minimum.
Prix de revient : C'est le prix de revient en unité de vente.
Coefficient : C'est le coefficient à appliquer au prix de revient pour obtenir le prix de vente en euro, en devise locale, en HT, ou en TTC, selon un paramétrage.
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On peut, selon le paramétrage, afficher une marge sur un prix d'achat ou une marge sur prix de vente à la place du coefficient. |
Diviseur : C'est le diviseur de prix de vente car le prix de vente peut être pour une quantité différente de 1, exemple un prix au 1000.
HT (€), TTC (€), HT, TTC : Si on modifie une de ces zones, les autres prix se recalculent automatiquement ainsi que le coefficient. De même, si on modifie le coefficient, les prix se recalculent.
Rem/Qté : C'est le code de la remise quantitative supplémentaire qu'on va associer le cas échéant.
Cumulative : Oui/Non. La remise quantitative supplémentaire va-t-elle s'ajouter à la condition client ?
Code Regroupement : Grâce à ce code de regroupement, on va pouvoir tenir compte de la quantité totale des produits ayant le même code regroupement afin d'appliquer une remise quantitative.
Port livré : Le port défini dans les tarifs de vente sera ajouté au prix brut, à condition qu'aucun tarif de port n'existe pour le secteur de facturation et que le prix à calculer soit un prix livré.
Euro : C'est la devise du port livré.
Coeff. Plus-values : A saisir manuellement. Peu utilisé, elle s'applique au prix unitaire du produit en fonction des dimensions mentionnées dans l'onglet Unité et dans la rubrique “dimensions à demander pour information”.
Par double clic, on accède au point de menu des tarifs colonnes :
¶ Tableau Tarif Colonne
Ce point de menu se divise en 2 parties et vont nous permettre de prendre en compte des tarifs quantitatifs de deux manières :
- Les tarifs quantitatifs sur prix brut :
On indique l'unité (stock, vente, conditionnement) et le champ d'application de la remise quantitative (soit quantitatif, soit par colis complet).
On indique dans le tableau, la quantité seuil de produit jusqu'à laquelle s'appliquera le type de tarif. - Remises quantitatives supplémentaires :
Le champ d'application de cette méthode est beaucoup plus général. On détermine dans un premier temps des codes remises, que l'on pourra associer à chacun de nos produits.
C'est dans le menu Tarifs > Gestion des remises Quantitatives que l'on va paramétrer nos codes remises.
¶ Produits de regroupement
Il faudra cocher regroupement dans l'onglet Description et Nomenclature dans l'onglet Tarifs. Le tableau va alors changer et s'adapter pour construire un produit de regroupement.
En cliquant sur la case Ajout, on va chercher les produits qui composent l'ensemble, le prix de revient sera alors recalculé, ainsi que le prix de vente.
Le tableau des prix de vente des produits de regroupement est identique au tableau des prix de vente des produits négoces avec la colonne fournisseur principal en moins.
¶ Produits de transport
Il faudra cocher Transport dans l'onglet Description. L'onglet Tarifs va alors changer et s'adapter pour un produit de transport.
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Dans le cas où nous sommes sur un produit de type transport (produit frais de port). L'onglet tarif se présente en 2 parties. La partie supérieure, va permettre à l'utilisateur de renseigner un ensemble d'informations auxquelles on appliquera un tarif spécifique (dans le tableau de la partie inférieure). Tout ceci nous permettra d'obtenir des calculs automatiques de frais de port lors de la création des documents de vente selon que le produit soit franco de port, auquel cas les frais de port sont compris dans le prix de vente. |
Date d'application : C'est la date de début d'application du tarif. Par double clic, on accède à un calendrier permettant de saisir la date souhaitée.
Tracteur : On choisit dans la liste déroulante parmi les éléments paramétrés préalablement (dans fichiers > Transporteur > Types de véhicules moteur) le type de véhicule concerné par le tarif que l'on souhaite créer.
Secteur : On choisit parmi les éléments paramétrés préalablement (dans Paramètres > Divers > Secteurs Géographiques) le secteur concerné par le tarif que l'on souhaite créer. C'est une zone obligatoire.
Activité : On choisit parmi les éléments paramétrés préalablement (dans Paramètres > Sociétés et Documents > Paramètres de Base > Valeur par défaut produits > Activités) l'activité concernée par le tarif que l'on souhaite créer.
Remorque : On choisit dans la liste déroulante parmi les éléments paramétrés préalablement (dans Fichiers > Transporteurs > Types de véhicules remorqués) le type de véhicule concerné par le tarif que l'on souhaite créer.
Dépôt : On choisit dans la liste déroulante parmi les éléments paramétrés préalablement (dans Fichiers > Dépôt > Gestion des dépôts) le dépôt concerné par le tarif.
Client, Famille Tarif et Sous-Famille Tarif Client : On va pouvoir appliquer un tarif transport sur un client en particulier, sur l'ensemble ou sur la sous-famille du client.
Produit, Famille Tarif et Sous-Famille Tarif Produit : On va pouvoir appliquer un tarif transport sur un produit en particulier, sur l'ensemble de la famille ou sur la sous-famille du produit.
¶ Onglet Promotion
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L'onglet Promotion est une zone d'information (en deux tableaux), la promotion appliquée à notre produit n'est pas saisie ici, mais dans Fichiers > Tarifs > Gestion des promotions. |
Le premier tableau historise l'ensemble des promotions dont le produit a fait l'objet. Il permet aussi d'ajouter une promotion sur le produit préalablement créé dans la gestion des promotions.
Code Promotion : Code promotion inexistant, (cf. Fichiers > Tarifs > Gestion des promotions).
Date début : C'est la date de début d'application de la promotion, non modifiable.
Date fin : C'est la date de fin d'application de la promotion, non modifiable.
Commentaire : C'est le commentaire saisi lors de la définition du code de promotion, non modifiable.
Colonnes de prix : Ce sont les tarifs promotionnels du produit.
Le deuxième tableau est en fait le même que le premier tableau de l'onglet tarif pour les produits négoce. Il a pour objectif de présenter les informations relatives à l'achat du produit (fournisseur, référence, code barre, prix de vente, prix de revient, coefficient…).
¶ Onglet Conditions (tarifaires)
Cet onglet permet de visualiser les conditions tarifaires clients relatives au produit.
Il se compose de deux tableaux : Le premier (partie supérieure) récapitule les tarifs crées dans l'onglet tarif. Le second permet d'ajouter des conditions tarifaires spécifiques.
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On peut, comme pour la fiche client, gérer les conditions tarifaires du produit au niveau de la fiche produit. Celles-ci, d'ailleurs, sont exactement les mêmes. C'est-à-dire que l'on peut indifféremment travailler les conditions à partir du client ou du produit. |
EURO et TTC : Ces cases permettent de convertir les valeurs des conditions tarifaires de type prix net dans le tableau.
Type : Une condition tarifaire peut être de type remise, coefficient ou prix net.
Valeur : C'est la valeur de la condition tarifaire selon le type.
Du : Date de début de fin d'application de la condition tarifaire.
Au : Date de fin d'application de la condition tarifaire.
Les conditions tarifaires relatives au produit sont directement modifiables dans la fiche produit. On peut ainsi, soit en créer, soit en modifier, soit en supprimer.
¶ Ajout d'une condition tarifaire :
On décide d'abord sur quel ensemble de produit va porter la condition tarifaire.
On décide ensuite sur quel ensemble de client va porter la condition tarifaire.
Code client : La condition tarifaire est valable pour le client uniquement.
Code Famille tarif client : La condition tarifaire est valable pour toute la famille et la sous-famille du client.
Aucune Information client n'est remplie : La condition tarifaire s'applique à tous les clients.
Code dépôt : On renseigne le dépôt concerné.
Commentaire : Zone de saisie libre. Cette zone est reprise à la saisie de documents afin d'indiquer d'où provient le prix.
Début d'application : Date de début d'application de la condition tarifaire.
Fin d'application : Date de fin d'application de la condition tarifaire.
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Il existe plusieurs manières différentes de définir une condition tarifaire : Tarif colonne + Remise : On peut forcer la colonne tarif à appliquer ou garder celle du client puis y appliquer une remise, c'est la méthode classique. 
 En cliquant sur le bouton "Ajouter Exception, on a accès à une nouvelle fenêtre qui permettra de saisir d'autres taux de remise différents, suivant le classement du client :  Coefficient / PR : Cet autre type de condition permet d'appliquer un coefficient différent du coefficient de base sur le prix de revient pour déterminer un nouveau prix de vente. 
 Comme le type “Tarif Colonne + Remise”, on pourra définir des exceptions sur les coefficients à appliquer par colonne tarifaire. Cette méthode permet de préserver les marges. Toute intervention sur le prix de revient réajuste automatiquement le prix de vente. Coefficient / PR(-Res.) : Cet autre type de condition permet d'appliquer un coefficient différent du coefficient de base sur le prix de revient moins la réserve de marge pour déterminer un nouveau prix de vente. 
 Comme les autres types, on pourra définir des exceptions sur les coefficients à appliquer par colonne tarifaire. Cette méthode permet de préserver les marges. Toute intervention sur le prix de revient réajuste automatiquement le prix de vente. Coefficient / CUMP : Cet autre type de condition permet d'appliquer un coefficient différent du coefficient de base sur le CUMP pour déterminer un nouveau prix de vente. 
 Comme les autres types, on pourra définir des exceptions sur les autres types, on pourra définir des exceptions sur les coefficients à appliquer par colonne tarifaire. Cette méthode permet de préserver les marges. Toute intervention sur le prix de revient réajuste automatiquement le prix de vente. Prix Net : On peut saisir la condition tarifaire du prix de vente. Le prix de vente peut-être saisi indifféremment en HT, TTC, euro ou devise locale sachant que les zones de saisie correspondantes à ces informations en HT, TTC, ou euro ou devise locale sachant que les zones de saisie correspondantes à ces informations sont toutes recalculées à chaque fois que l'on modifie l'une d'entre elles. On peut aussi définir un nouveau diviseur de prix ainsi que les frais de port saisis en euro ou en devise locale. 
 Dans le cas du prix net, il n'y a pas lieu de définir d'exceptions. C'est la méthode la plus simple mais la plus dangereuse, car le tarif devient figé. Par exemple, si vos prix d'achat évoluent, vous pouvez oublier facilement de mettre à jour les prix de vente, et ainsi obtenir des problèmes dans vos marges. Nous vous conseillons de les utiliser en les limitant strictement dans le temps.
 Le bouton “Vérif. Marge” permet, quel que soit le type de la condition de tarif de calculer les marges pour l'ensemble des produits d'une condition tarifaire, et d'afficher la plus petite et la plus grande marge trouvée. |
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Onglet Info. Sup.
Cet onglet est entièrement paramétrable par Tech-infor, pour faire apparaître des champs et données, ne figurant par à l'origine dans la fiche produit. (La gestion de la garantie dans l'exemple).
¶ Onglet Photo
Comme son nom l'indique, cet onglet permet d'ajouter la photo du produit.
Celle-ci pourra être reprise sur les documents de vente ou encore directement sur un site Internet de e-commerce.
En double cliquant dans ce champ, on ira chercher la photo du produit par un explorateur Windows.
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Pour que tous les postes puissent accéder aux photos, il est obligatoire que celles-ci se trouvent dans un répertoire partagé, sinon seul l'ordinateur sur laquelle elle se trouve pourra y accéder. |
¶ Onglet Statistiques
Ici, on retrouvera les statistiques de vente du produit sous forme de deux tableaux afin de pouvoir comparer d'une année sur l'autre.
On choisit ici l'année à afficher, l'année n-1 s'affichera automatiquement sur le tableau de droite.
La partie basse de l'onglet donne les valeurs moyennes de l'année affichée en quantité vendue, marge, prix moyen CA et % de marge.
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Document Externe
Dans cet onglet, il est possible d'adjoindre un document (.doc, PDF…) au produit.
Une fiche de sécurité ou tout autre document permettant de compléter les informations du produit.
En cliquant sur ajout, une fenêtre de saisie de date s'ouvre, on peut saisir la Date d'enregistrement du document.
on saisit alors le nom du document, on sauve.
En double cliquant ou en faisant un clic droit dans la zone Fichier, on pourra aller chercher un document en cliquant sur Document Joint via un explorateur Windows.
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Il est impossible de Scanner un document par le clic droit. Néanmoins, il est nécessaire d'avoir une imprimante connectée directement en USB à l'ordinateur. Une imprimante réseau ne fonctionnera pas. |
¶ Infos Centrale
Cet onglet permet d'avoir un visuel sur les informations d'un produit à la centrale d'achat, comme le code catalogue de la centrale dans lequel le produit se trouve, la référence ou encore la référence du produit ou sa disponibilité web.
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Il faudra ajouter manuellement ces informations en cliquant sur la touche “Ajout” et remplir les champs un par un.  |
¶ Onglet Langues
Cet onglet permet d'ajouter manuellement la traduction d'une désignation d'un produit dans une autre langue, afin d'être repris sur les documents de vente.
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Cet onglet n'est en aucun cas un traducteur automatique. |
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Particularité pour le produit divers
Ce produit doit être de type divers, avec désignation modifiable.
Ne pas remplir les codes-barres et références fournisseurs.
Le numéro de série est utilisable et permet de gérer un parc client, ou des ventes de produits d'occasion divers, etc…
La gestion de stock est importante, elle déterminera même pour un produit divers s'il s'agit d'une prestation ou pas. Si coché, cela permet de gérer les préparations de commande client, inventaires, transferts inter-dépôts, propositions de commandes fournisseurs, etc…
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Onglet Tarifs
Faire attention de bien avoir le prix d'achat brut et prix de vente à 0. Pour tous les autres champs, ils seront pris en compte en saisie de documents de la même façon qu'un produit normal.
C'est-à-dire que l'on peut prédéfinir le fournisseur, les remises achat, les frais et les coefficients de vente pour chaque colonne tarifaire.
Ces données peuvent être utiles en saisie de documents, ainsi qu'en création de produit.