¶ Avant de commencer
Ce support a pour vocation d'appréhender les paramétrages de base d'ITECK. Nous allons décrire tous les éléments d'une fiche client ainsi que leur utilités.
¶ Paramètres requis
Aucun paramétrage n'est à prévoir.
¶ Description de la fonction
Cette fonction permet de créer, rechercher, paramétrer un client.
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Description de l'écran initial
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Permet de remonter au début des fiches clients. |
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Permet de remonter les fiches clients une par une. |
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Affiche le code client pour le client existant (peut-être généré automatiquement pour les nouveaux clients depuis Paramètres > Sociétés et Documents > Paramètres de base). |
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Rechercher un client, peut-être substitué par un double clic dans le champ “Code client” ou F5 dans le code client. |
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Permet de descendre les fiches une par une. |
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Permet de descendre à la fin des fiches clients. |
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Avant édition ou création d'une fiche, il est nécessaire d'activer sa modification en cliquant sur cette icône, qui passera alors de rouge à vert. Cette sécurité a été mise en place afin d'éviter les mauvaises manipulations. Une fois activé, il sera possible d'éditer les informations de la fiche présente à l'écran, d'en créer une nouvelle ou de copier les informations de la fiche que nous avons sous les yeux. La création d'une fiche rendra le cadenas inactif, jusqu'à enregistrement, laissant le temps pour la modification, le laissant ainsi gris. Les autres boutons du milieu seront ensuite accessibles. |
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Permet de créer un nouveau client. Une autre fenêtre s'ouvrira alors. Grisé si le cadenas est rouge ou gris. |
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Copier ou dupliquer, reprend la fiche client affichée à l'écran pour la copier. Gain de temps si peu d'éléments à modifier. Grisé si le cadenas est rouge ou gris. |
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Enregistre la fiche client en création et/ou en modification. Grisé si le cadenas est rouge. |
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Abandonne les dernières saisies. Grisé si le cadenas est rouge. |
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Permet de supprimer un client sur lequel aucun document de vente n'a été créé. Grisé si le cadenas est rouge. |
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Modification en masse. Ouvre une fenêtre pour permettre le remplacement de certaines valeurs communes pour une sélection de clients. |
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Affiche des options qui permettent d'accéder à une fonction utile, paramétrable. |
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Permet d'imprimer la fiche du client. |
Encart en haut : Informations générales du client qu'il est possible de renseigner lors de la création de sa fiche. Peu importe l'onglet actif, ces informations sont toujours visibles à l'écran :
- Le code client (en haut à gauche, ici 9000420) :
- Ce code est attribué selon la typologie choisie par nôtre client (numérique ou alphanumérique).
- Il peut être attribué automatiquement ou manuellement (depuis Paramètres > Sociétés et documents > Paramètres de base).
- Il apparaît en général sur tous les documents.
- Sa longueur maximale est de 10 caractères (paramétrable). - Sigle : Choix multiples, paramétrable depuis les paramètres de base (M., Mme., EURL, SARL, SAS, etc…)
- Sigle Courrier : Choix multiples, paramétrable depuis les paramètres de base (M., Mme, EURL, SARL, SAS, etc…) Celui-ci sert à afficher la civilité ou le statut juridique sur un courrier officiel.
- Devise : Choix multiples, généralement EUR (Euro). ATTENTION AU CLIENTS SUISSE.
- Représentant principal : Commercial de l'entreprise qui sera attribué principalement au contact de ce client.
- Nom : Nombre de caractère maximal 40.
- Prénom : Nombre de caractère maximal 40.
- Adresse :
- Ligne 1 : Adresse postale du client.
- Ligne 2 et 3 : Complément d'adresse postale, si nécessaire. - Code postal : Code postal du client. Il complète ou propose, la ou les villes concernées par celui-ci. Un double clic ou la touche F5 ouvre une fenêtre de “Recherche de Ville”, priorisant celles qui se trouvent dans le même ordre de codes postaux :
- Ville : Ce champ sera rempli automatiquement une fois le code postal validé dans la fenêtre de recherche de ville.
- Pays : Choix multiple, ce champ est relié à la TVA applicable au pays (Attention aux clients Suisse).
- Type : Choix multiple, Permet de définir si le client est un client Normal, Associé, Divers ou Gestion Adresse (Normal par défaut). Cela impactera les onglets accessibles dans le menu se trouvant dans la colonne à gauche :
- Tél : Numéro de téléphone principal du client.
- Fax : Numéro de fax du client.
- Port. : Numéro de portable principal du client. L'icône à côté sert pour l'envoi de SMS, si celui-ci est paramétré (option soumise à devis).
- E-Mail : Adresse e-Mail principale du client. Elle sera systématiquement utilisée comme mail par défaut si les adresses mails de contact ne sont pas renseignées. L'icône à côté sert pour l'envoi de mails si les adresses ou Outlook sont configurés.
- Internet : Site Internet de la société (sera repris sur les documents souhaités).
Sur la partie basse de la fenêtre, d'autres informations comme la date de création, l'utilisateur qui s'en est chargé, la date de modification et l'utilisateur qui l'a faite son indiquées. Les champs se renseignent automatiquement :
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Description des onglets
¶ Onglet Généralités
- SIRET : Numéro de SIRET du client.
- APE : Activité Principale Exercée - d'identifier la branche d'activité principale de la société.
- TVA INTRACOM. : TVA INTRA-COMMUNAUTAIRE - Pour les clients CEE hors France (exonération de la TVA).
- Profession : Profession du client (Plombier, Menuisier, etc…)
- Code Interne : Code interne à la société pour les multi-sociétés ou les filiales.
- responsable : Représentant légal de la société (généralement le dirigeant).
- Famille stat. : Généralement, la branche d'activité de la société, servira pour les statistiques. Un double clic ou la touche F5 ouvre une fenêtre permettant de choisir la famille concernée, préalablement renseignée dans Paramètres > Clients > Familles et Sous Familles Statistiques (Clients).
- Famille tarif : Conditions tarifaires sur tous les produits par groupe de clients. Un double clic ou la touche F5 ouvre une fenêtre permettant de choisir la famille concernée, préalablement renseignée dans Paramètres > Clients > Familles et Sous Familles Tarifs (Clients).
- S/Famille stat. : Sous-Famille statistique, servira pour les statistiques métiers spécifiques dans la branche d'activité de la société. Un double clic ou la touche F5 ouvre une fenêtre permettant de choisir la sous-famille concernée.
- S/Famille tarif : Permet d'appliquer une remise sur tous les produits par groupe de client. Un double clic ou la touche F5 ouvre une fenêtre permettant de choisir la famille concernée.
- Type calc. loc. : Calcul de location - Utilisé uniquement pour les clients faisant de la location (Exemple : Particuliers, Professionnels, etc,…). Les types de clients possibles sont configurables dans Paramètres > Sociétés et Documents > Paramètres de base, et cliquer sur “Valeur par Défaut Clients”.
- Colonne Tarif : Colonne à choix multiple (configurable depuis Paramètres > Sociétés et Documents > Paramètres de base et cliquer sur Tarifs Produits - très souvent Tarif Pro, Tarif Public, etc…).
- La partie basse va permettre de voir l'évolution du CA sur les 12 derniers mois, et de laisser des commentaires sur les documents concernés par les onglets, selon le profil de l'utilisateur :
NOTE : Il est possible de paramétrer les types “Référence” et “A Surveiller” pour faire apparaître le texte lors de la saisie de la référence client (obligatoire) en début de saisie de document et/ou un commentaire quand on a l'alerte que client est à surveillance en création de document.
¶ Onglet Facturation
- Notation : Choix multiple. Permet de faire apparaître un avertissement ou de mettre un blocage quel que soit l'encours.
- Normal : Pas d'avertissement ni de blocage.
- A surveiller : Fera apparaître un message d'avertissement (pop-up).
- Stop BL : Bloquera l'utilisateur pour tous ses paiements différés. Paiement comptant uniquement.
- Bloqué : Bloquera toute émission d'un document.
- En Cours : Création simplifiée à compléter. Il s'agit du client “En cours de création”. Il est considéré comme un client comptant.
- Prospect : Création par un commercial. Considéré comme un client comptant, cela permet de gérer une base de prospects.
- Client Suspendu : Cette case permet de suspendre un client. Cela empêche toutes transactions (message bloquant). Lors de la saisie d'un règlement, le logiciel demande à l'utilisateur s'il faut enlever la suspension (ATTENTION : cela veut dire que n'importe quel utilisateur peut débloquer le client du moment qu'il règle).
- Type de contrôle encours : Choix multiple. Applique un avertissement (pop-up) ou un blocage en cas de dépassement de l'"Encours Autorisé Normal".
- Aucun avertissement : Rien.
- Avertissement : Un message (pop-up) d'avertissement apparaît à l'écran.
- Blocage Sévère : Un message (pop-up) apparaît à l'écran demandant un code de déblocage pour autoriser ponctuellement le client.
- Aucun calcul : Le calcul de l'encours ne se fait pas. le client ne sera du coup jamais bloqué.
- Catgorie du client : Choix multiple et paramétrable. Il s'agit, bien souvent, du type de client professionnel ou particulier. Paramétrage possible dans Paramètres > Sociétés et Documents > Paramètres de base, et cliquer sur “Valeur par défaut Clients”.
- Commentaire : Zone de texte libre pour note interne, n'apparaît pas sur les documents.
- Intérêt de retard : Case à cocher. Permet d'activer ou non les intérêts de retard de règlement.
- Décalage des intérêts de retard (en mois) : Permet de décaler les intérêts de retard, si nécessaire.
Le reste de la page peut-être configuré séparément pour chacune des sociétés détenues par le client :
- Encours autorisé normal : Valeur de l'encours autorisé par la société. En relation avec le “Type de contrôle d'encours”.
- Exceptionnel : Valeur d'encours autorisé exceptionnellement en relation avec le “Type de contrôle encours”.
- Jusqu'au : Date à laquelle se termine l'encours exceptionnel (la flèche permet d'afficher un agenda.
- Dans l'encart Assurance :
- Montant assuré : Valeur de l'encours assuré.
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Un clic sur cette icône ouvre la fenêtre “Gestion des Assurances crédits”.  |
- Cotation, Date de création, Commentaires : Information communiquée par la société d'assurance.
- Encours :
- Encours Livraison : Donne les encours Livraison (Informatif).
- Encours Comptable : Donne les encours Comptables (Informatif).
- Encours Facture : Donne les encours Facture (Informatif).
- Encours Traite : Donne les encours Traites (Informatif). Reste 10 jours supplémentaires après l'encaissement bancaire (temps de traitement en cas de rejet).
- Encours Location : Donne les encours Location (Informatif).
- Encours Devis : Donne les encours Devis (Informatif).
- Encours Commande : Donne les encours Commande (Informatif).
- Acompte restant : Donne les acomptes restants (Informatif).
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Onglet Contacts
Cet onglet permet de rajouter des contacts spécifiques chez le client ainsi que les informations des comptes internet dans le cas où le client fait de la vente en ligne.
- Contact chez le client
- Les informations du contact se renseigne dans la partie Contacts chez le client. Pour se faire, il est possible d'utiliser les boutons de configuration sur le côté, de faire un clic droit ou les touches Fonctions correspondantes :
o F4 : Créer une nouvelle ligne.
o F8 : Supprimer une ligne.
- Il faut ensuite utiliser les champs sur le côté à droite, pour remplir les cases en fonction de ce que l'on indique :
o Type : Permet de déterminer le type d'action du contact :
- Normal : Tous les droits.
- Dest. Factures par Mail : ITECK enverra automatiquement les factures à ce contact.
- Dest. Relance par Mail : ITECK enverra automatiquement les relances à ce contact.
- Dest. BL par Mail : ITECK enverra automatiquement les BL à ce contact.
- Habilité Retrait Marchandise : Donne la possibilité à ce contact de retirer la marchandise. Si un contact est autorisé, les autres membres de la société ne pourront pas retirer la marchandise. En lien avec le champ “Interlocuteur obligatoire”. S'il existe au moins un contact habilité, alors on restreint le BL à ce(s) contact(s).
o Sigle Courrier : Traduction de “M.” par “Monsieur”, “Mme” par “Madame”, etc…
o Créé le : Date de création du contact.
Cliquer sur les enveloppes en face du numéro de Portable et de l'adresse Email permet, respectivement, d'envoyer un SMS ou un mail au numéro de téléphone ou à l'adresse Email en question.
Un clic droit sur la ligne du contact dans le tableau “Contacts chez le client” permettra, notamment, de la mettre en Interlocuteur principal. La case correspondante est décochée par défaut, elle se cochera si on clic droit sur la ligne, puis que l'on sélectionne “Retirer / Mettre en principal”.
- Comptes Internet :
Les différents utilisateurs du client (final) peuvent avoir accès au site Internet du client (ITECK). Nous créons leurs identifiants dans ces champs.
Pour se faire, il est possible d'utiliser les boutons de configuration sur le côté, de faire un clic droit ou les touches fonctions correspondantes :
o F4 : Créer une nouvelle ligne.
o F8 : Supprimer une ligne.
- Pseudo de connexion : Création automatique à la validation.
- Nom Contact : Identité de l'utilisateur.
- Dépôt : Dépôt de dépendance en cas de multi-dépôt.
- Email : Email de l'utilisateur.
- Poste Physique : Poste sur lequel le site WEB pointe.
- Observation : Saisi d'informations diverses.
- Signataire : Utilisateur qui a créé le compte.
- Enregistrement : Date de création du compte.
- Dern. Connexion : Date de la dernière connexion de l'utilisateur au site.
- Nb. Jrs Connexion : Alimenté automatiquement par le site WEB, champ variable.
- N° Panier : N° du panier en cours sur le site.
- Société : Société de dépendance en cas de multi-société.
- Actif : Case à cocher. Si cochée, compte actif, si décochée, compte inactif.
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Pour supprimer un compte Internet, il faut passer par : Fichiers > Client > Gestion des comptes client Web > Rechercher le nom du client > Sélectionner la ligne du compte à supprimer et poubelle. |
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Onglet Statistiques
Onglet informatif : Permet de consulter ou imprimer les statistiques pour toutes ou chacune des entreprises. Il y est possible d'afficher des graphiques avec Effet 3D ou non, si la case est cochée ou décochée.
¶ Onglet Mailing
Permet de créer des listes en rapport avec des actions spécifiques afin de pouvoir générer des statistiques et bénéfices suite à l'action.
Pour se faire, il est possible d'utiliser les boutons de configuration sur le côté, de faire un clic droit ou les touches fonctions correspondantes :
o F4 : Créer une nouvelle ligne.
o F8 : Supprimer une ligne.
Il est également possible d'utiliser le double clic ou la touche F5 dans les cases pour le Code Mail ou le Libellé afin d'ouvrir, respectivement, la recherche du Code Mails et l'ouverture dans une fenêtre à part pour renseigner le libellé.
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Onglet Adresses Liv. / Adresses Divers
Un client de type “Normal” ou “Associé” aura un onglet “Adresses Liv.” pour définir une ou plusieurs adresses de facturation si différentes de la fiche client.
un client Gestion Adresse aura un onglet “Adresses Divers” pour pouvoir retrouver les différentes adresses utilisées lors du passage du client de manière nominative pour des clients réguliers. Utilisé notamment pour les cartes de fidélités ou des clients reconnus chez le vendeur.
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Onglet Conditions (pour plus de détail, voir doc sur les conditions de tarifs) :
- Permet d'ajouter une condition tarifaire au client pour un produit.
- Il est possible d'appliquer des conditions par dépôt :
o Lors de l'ajout, il est possible d'appliquer un nouveau tarif :
- uniquement au client.
- A toute la sous-famille du client.
- A toute la famille du client.
- A tous les clients.
Une fois le choix effectué, la fenêtre “Conditions de tarif” s'ouvre.
- Il est possible d'appliquer une date de validité (OBLIGATOIRE en cas de prix net).
- Les conditions de tarif peuvent se faire en modifiant les colonnes :
- Tarif Colonne + Remise.
- Coeff. HT/PR.
- Coeff. HT/PR(-Res.).
- Coeff. HT/CUMP
- Prix Net.
- Il est possible d'appliquer des exceptions sur les conditions de tarif.
Selon l'exception, le choix multiple changera lors de l'ajout.
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A SAVOIR : C'est toujours la condition la plus précise qui prime (Exemple : Si le client à des conditions sur la famille outillage, et que nous lui créons une condition particulière sur un produit de cette famille, ce sera la condition sur le produit qui primera). |
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Onglet infos Sup.
- Permet de rajouter des champs personnalisés à la demande du client. Entièrement paramétrable via Paramètres > Divers > Zones Supplémentaires.
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Onglet Except. Représentant
- Permet d'attribuer un représentant pour ce client différent de celui par défaut, pour une famille spécifique.
Pour se faire, il est possible d'utiliser les boutons de configuration sur le côté, de faire un clic droit ou les touches fonctions correspondantes :
o F4 : Créer une nouvelle ligne.
o F8 : Supprimer une ligne.
- Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors pour permettre le renseignement du représentant et pour quelle famille de produits concernées il va intervenir, pour une période donnée :
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Onglet Tâches Récurrentes CRM
- Permet d'affecter un représentant par famille de produit et de fixer des tâches à ce même représentant.
En ajoutant une ligne, une fenêtre apparaît pour choisir le type de message. Il est également possible de le taper dans le champ qui est vide :
La ligne s'ajoutera alors. Il sera ensuite possible de double-cliquer sur les cases “Types message” et “Jours de fréquence” pour les renseigner manuellement si besoin.
¶ Onglet Relances
- Pas de saisie de relances dans ce tableau.
- Commentaires / Engagement Client / Suite à donner / Remarques : Il s'agit des 4 types de commentaires pouvant être saisie au moment de relances.
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Onglet Compta
- Permet d'afficher le détail des écritures comptables du client dans la comptabilité reliée à ITECK. ATTENTION : Compatible uniquement avec les comptabilités suivantes : Quadra (installation locale), LDCompta, Cegid et Sage.
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Onglet Références Produits
Cet onglet va être utile dans deux situations bien distinctes. On sera soit dans un cas, soit dans un autre, pas les deux.
- Première situation : Le client fait des marchés publics, et les codes des produits du marché ne correspondent pas à ceux du client.
- Deuxième situation : Un cadencier permettra au fournisseur de retrouver ce que le client lui a commandé entre deux dates, lui permettant d'approvisionner les mêmes produits que la fois précédente.
¶ Onglet Documents
- Edition et historique des documents du client. Possible de filtrer par types :
- Mail
- Docs adm
- RIB - D'ici, il est possible d'accéder à une boîte mails Exchange en cliquant sur le bouton situé à droite de sa fiche :
- On peut également ajouter un commentaire manuellement en utilisant la touche F4, et de le supprimer à l'aide de la touche F8.
- Un double-clic sur la dénomination permet de la renseigner dans une fenêtre à part pour plus de lisibilité.
- Les icônes liées à l'aperçu, l'ajout et la suppression de fichiers se dégrises :
- Dans la partie basse, on peu laisser un commentaire, qui sera rattaché à la ligne du document “active” à l'écran. Cette annotation est donc propre à chaque ligne.
¶ Utilisation de la fonction
¶ Création d'un nouveau client
Une fenêtre s'ouvre afin de contrôler si le client n'existe pas déjà “Contrôle Existence client en prospect”.
La fenêtre se divise en deux parties.
Les clients “divers avec gestion d'adresse” en partie haute et “tous les clients en compte dans la partie basse” :
La recherche se fait dans la partie en haut à gauche :
Il est important d'utiliser la touche “ * " dans ce champ afin de peaufiner la recherche et ainsi éviter les doublons.
Il suffit de taper les premières lettres du nom du client. Si le client existe, on double clic sur le nom du client.
Si le client n'existe pas, on clique sur “Client inexistant”, en haut à droite de la fenêtre.
¶ Recherche d'un client
La recherche d'un client existant peut se faire de 3 façons :
Avec l'icône de recherche (loupe), en faisant un double clic ou F5 dans le champ “Code Client” en haut ) gauche :
Une fenêtre “Recherche de Clients” s'ouvre :
Par défaut, il n'est possible de rechercher un client que par son nom. Si d'autres critères sont désirés, il faut cliquer sur la flèche tout à gauche pour ouvrir une colonne incluant les filtres :
Cliquer dessus laissera un volet apparaître :
Il sera alors possible de taper manuellement le champ souhaité si on le connaît, sinon de les rechercher à l'aide de l'ascenseur.
Si un champ est utilisé régulièrement, il est possible de le glisser / déposer dans le menu en haut, pour qu'il soit toujours visible :
S'il faut supprimer le champ placé, utiliser Ctrl + Suppr.
Pour le déplacer, maintenir la touche Ctrl.
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Bien penser à activer le filtre “Actif” pour rechercher des clients qui ont été désactivé. On ne supprime pas un client existant sur lequel des documents de vente ont été généré. |