Le but est de planifier les transports pour faciliter leur organisation et celle de l’entreprise.
Il est important de configurer plusieurs éléments depuis iTeck.
Dans un premier temps, dans “Paramètres” > “Utilisateurs et Sécurité” > “Gestion des paramètres et préférences utilisateurs” :
Une fois la nouvelle fenêtre ouverte, rechercher comme suit pour plus de facilité :
- Libellé Paramètre : *info*
- Préférence Utilisateur
- Vente
Même s’il est indiqué qu’il s’agit ici de BL, en réalité tous les documents de ventes sont concernés.
Il suffit ensuite de choisir l’/les utilisateur(s) concerné(s) et de passer la colonne logique à “Oui” pour les autoriser à afficher automatiquement la fenêtre des informations de livraison, que nous retrouverons plus tard, qui permet de planifier le transport.
Dans un second temps, il faut configurer d’autres options liées aux transporteurs depuis le menu “Fichiers” > “Transporteurs” :
- Véhicules Moteurs : il s’agit de la société transporteur (DPD, Chronopost, UPS, etc.) ou du véhicule interne que l’on va utiliser. Si on a les caractéristiques de transport, le mieux est encore de les renseigner, car elles peuvent être utiles sur un document de vente :
L’idéal est de créer un transporteur par camion.
En renseignant les valeurs de poids, si un document de vente les excède, un code couleur vous l’indiquera et un message d’alerte apparaîtra à la validation du document :
- Afin de pouvoir gérer les indisponibilités des camions internes (réparations, révisions, etc.), il est possible d'ajouter un article identifié dans la fiche transporteur. Pour pouvoir utiliser cet article, il est nécessaire de créer une catégorie. Nous pourrons en ajouter une depuis le menu “Paramètres” > “Produits” > “Catégories de produits” :
>> La création de la catégorie :
Il faut créer un produit par type de véhicule. Et ensuite, créer autant de “numéro de série” (exemple : l'immatriculation) que de véhicules possédés. Pour + de précisions, voir procédure : “Catégories - Nouvelle gestion des déclinaisons”.
- Créer un produit interne relatif au type camion interne. Il doit avoir les caractéristiques d’un produit normal géré en stock, avec numéro de série et une catégorie spécifique pour pouvoir gérer le SAV (pour plus d’informations, voir les procédures concernées).
Le numéro de série sera utilisé en ce sens pour l’identification du véhicule (numéro de série, numéro de remorque, etc.). La désignation doit, elle aussi, être modifiable. Il n’est pas nécessaire de lui ajouter un fournisseur, un tarif d’achat et un tarif de vente :
Ce produit sera ensuite à configurer dans la fiche du transporteur en tant qu’article lié. C’est celui qui nous permettra de créer une indisponibilité pour celui-ci dans le planning un peu plus tard :
Une fois sur la fenêtre de recherche, nous allons devoir créer un nouvel article, mais pour cela, il est nécessaire de lui donner quelques informations :
Il faut donc lui indiquer les éléments dont il a besoin :
S’il s’agit d’un article d’un client spécifique, il faut renseigner son code. Un message apparaîtra pour le rappeler :
Si ce n’est pas le cas, en cliquant sur “Oui”, nous passons à la fenêtre suivante :
Une fois validé, le tableau s’incrémente avec le(s) produit(s) recherché(s), et nous pourrons ensuite renseigner la ligne sélectionnée comme produit identifié pour ce transporteur :
Ne pas oublier d’enregistrer avec la disquette avant de sortir de la page pour passer à l’étape suivante.
Pour utiliser un transporteur dans un document de vente, il est nécessaire que dans son entête soit coché la case “Livré” :
Une fois le document terminé, et grâce au réglage fait précédemment concernant les droits utilisateurs un peu plus haut, une fenêtre de confirmation de livraison va apparaître, dans laquelle il sera possible de faire des ajustements, si nécessaire, concernant la livraison. Si le réglage n’a pas été fait, il est possible de faire appel à elle en utilisant la combinaison Ctrl + Q :
Un bouton “Planning” est maintenant disponible :
En cliquant dessus, un agenda s’ouvre pour pouvoir choisir un créneau. Si l’utilisateur à les droits, il peut poser la livraison. S’il ne les a pas, il peut la proposer en posant une option. Tout peut se faire par le clic droit.
La validation et la saisie d’une indisponibilité sont grisées par défaut, si l’utilisateur n’est pas autorisé à le faire :
Le choix du dépôt de chargement/déchargement ouvre la liste des dépôts configurés dans le logiciel pour permettre de modifier le dépôt du client (chargement) ou du fournisseur (déchargement) :
Il est également possible de l’ouvrir depuis le menu général de Iteck - “Supplément” > “Planning Transport” :
Une vue d’ensemble du planning peut être ouverte en utilisant le bouton pour un affichage à la semaine :
Lors de sa première utilisation, il est recommandé de faire la configuration de l’affichage en passant par le menu du clic droit. Cela permettra notamment de n’ouvrir que les jours d’ouverture ou d’utilisation des transporteurs :
Il est également possible de choisir si l’écran s’actualise automatiquement et à quelle fréquence grâce au bouton en haut à droite :
Pour ajouter une livraison sans avoir de commande, un simple double-clic sur un créneau suffit. La touche Suppr. du clavier pour l'enlever.
Les propositions apparaissent clairement indiquées comme telles, avec un panneau attention. Lorsqu’elle est validée, le symbole disparaît :
NOTE : Si l'utilisateur n'a pas le droit de créer une tournée de transport (Dans la gestion des programmes, dans la gestion des utilisateurs, les colonnes “Modification” et "Création" à “NON”), la tournée sera en état “proposé”.
Pour valider une proposition, un clic droit dessus suffit. Il est également possible de la glisser sur le même créneau qu’une commande déjà validée, pour le même transporteur. Elle s’intègrera à la précédente :
Dans les deux situations, uniquement si l’utilisateur a les droits pour le faire.
Comme nous avons configuré le produit identifié dans la fiche du transporteur, il est maintenant possible de rajouter une indisponibilité dans le planning :
Si le produit identifié n’est pas renseigné dans la fiche du transporteur, un message l’indiquera :
Si un document est ajouté à la commande une fois que celle-ci a été créée, il est possible de le voir en cliquant sur le bouton en forme de flèche à droite, pour ouvrir ses détails :
Il est également possible d’ajouter un document avec la touche F4.
En double cliquant sur la commande dans le cadre Documents du milieu, celle-ci s’ouvre (uniquement si vous ne passez pas par le document de vente directement, auquel cas elle sera déjà ouverte et Iteck l’indiquera) :
Si on recherche une commande spécifique pour en planifier le transport, on peut utiliser la flèche qui se trouve en bas, pour activer un filtre de recherche par type de document, dépôt, code client et/ou date. Une case à cocher permettra aussi de ne filtrer que les commandes qui sont à livrer, ou de voir également celles qui sont emportées par le client :
Par défaut, les dates seront proposées en démarrant un mois avant la date du jour.
Il est possible de faire “glisser” la commande concernée sur le créneau souhaité en maintenant cliqué dessus :
Le petit bouton “+” à côté de chacune des commandes permet de voir le détail de celles-ci :
En plaçant la souris sur une commande, une infobulle affichera les informations de livraison.
Si le curseur est positionné sur le bord supérieur ou inférieur d’une tuile présente sur le planning, on peut modifier l’heure de début ou de fin de livraison en l’étirant, en restant cliqué une fois que le curseur a changé pour une double flèche :
Pour finir, le bouton d’impression permet de choisir une édition spécifique pour imprimer ou avoir un aperçu de ce qui se trouve à l’écran :