Au niveau des paramètres de fonctionnement, il faut paramétrer la liste des types de litiges et les comptes comptable à utiliser.
Code produit pour litige achat : dans le cas où vous signalez un litige qui ne concerne pas forcément une ligne de document, il est nécessaire de créer un articles "Autres Litiges" pour pouvoir récupérer la partie comptable (soit par la famille, soit par l'onglet "Technique" de la fiche produit).
Pour l'onglet "Tarif", rattachez l'article à un fournisseur "Divers" puis créer une ligne de tarif achat et vente à 0 €.
Compte comptable hors taxe litige : Lorsque vous déclarez un litige sur une ligne de document, le logiciel va reprendre le compte dans ce paramètre. Il peut être identique au paramètre précédent.
Compte comptable ttc litige : Ici on va renseigner le compte de contrepartie du litige.
Type de litige : Liste des différents litiges possible.
¶A. Déclaration d'un litige à partir d'un document d'achat (Réception)
En saisie de document, il est possible de signaler un litige afin de le communiquer rapidement (au fournisseur, ou une personne en interne qui les traites).
Avant même de signaler le litige, pensez à bien modifier les quantités réellement reçues pour que votre stock ne soit pas faussé.
Sélectionnez les lignes en ligne
Faites un clic droit – Fonctions avancées – Litige ou utilisez le raccourci "[Alt] + [L]"
La fenêtre de déclaration de litige va s'ouvrir.
Entête du litige : On y trouve :
Le numéro de litige (qui est à 0 tant qu'on ne l'a pas enregistré une première fois).
Le code et nom du fournisseur.
Le numéro de facture (Si le litige est déclaré à partir d'une réception ou autre, on aura le numéro du document en question précédé du type (Ex : "REC" pour réception + N° BL fournisseur).
Tableau de saisie du litige (on le détaillera plus tard dans ce support)
Information des documents précédents. Lorsque vous transformez une commande et réception et une réception en facture, ces documents sont liés entre eux. Lors de la déclaration du litige nous vous indiquerons :
le numéro de BL du fournisseur (inscrit dans la zone N° Manuelle de l'entête de réception et le dépôt de réception.
Le numéro de Bon de Transport (BT) qui est demandé si vous gérer les transporteurs externes dans Iteck.
Le numéro de Confirmation Fournisseur (N° Manuelle de l'entête de commande) ainsi que le dépôt qui a passé la commande.
Commentaire par ligne : Pour chaque ligne en litige, vous avez la possibilité de saisir des commentaires différents.
Commentaire Autre litige :Ici vous allez mettre un commentaire général au litige qui concerne toutes les lignes ou aucune ligne.
Case historique litige : Iteck affiche la liste des états par lequel le litige est passé. Actuellement il est "En cours de création".
Autres litiges : Si le litige ne concerne pas forcément des lignes de document, vous avez la possibilité d'ajouter un montant HT ainsi qu'une TVA pour le signaler. Utiliser la zone commentaire "Autre litige" pour commenter votre montant.
Annuler , Clôturer, Rouvrir le litige : Lorsque le litige sera enregistré, utilisez ces boutons pour annuler, clôturer ou rouvrir le litige (s'il a été préalablement annulé ou clôturé).
Abandon et OK : Cliquez sur "Abandon" pour annuler votre modification ou création de litige. Cliquez sur OK pour l'enregistrer.
La saisie du litige :
Au niveau du détail des lignes en litige (2), vous avez plusieurs informations à remplir :
La colonne anomalie : Renseigné le type de litige en faisant un double clic dans la zone :
Une fois vos types de litiges sélectionnés, ils apparaitront dans la colonne anomalie.
Colonnes Quantité et P.U. annoncés : Ces colonnes vont vous permettre de définir le montant du litige, il s'agit des quantités et prix unitaires annoncés sur le document du fournisseur.
Colonne Quantité Livrée et Prix Unit. Net : quantité et prix saisie dans le document Iteck.
Une fois les colonnes modifiées, le montant du litige va se calculer.
Cliquez sur OK pour enregistrer et imprimer le document.
Sur la saisie de document d'achat, utilisez la fonction "Choix colonnes" dans le clic droit pour faire apparaitre la colonne "Litige en cours"