Le progiciel ITECK® est un progiciel de gestion, écrit sur une base de données et fonctionnant sur WINDOWS.
Nous avons établi un ensemble de supports de formation isolant les grandes entités du progiciel (Fichiers, Ventes, Achats, Stocks…) avec une explication à la fois fonctionnelle et organisationnelle.
Ce document, a pour ambition de vous accompagner dans les phases de démarrage et de paramétrage du logiciel ITECK®, en montrant l’étendue des fonctionnalités offertes par le logiciel, mais surtout en vous sensibilisant sur les choix des règles de gestion à considérer.
Nous tenons à remercier tous les clients qui nous font confiance et qui participent activement aux mises à jour et évolutions du logiciel ITECK®.
Très bonne lecture.
L’équipe de TECH INFOR
Il existe deux modes de fonctionnement de la caisse tactile :
Ici vous êtes connecté au réseau, les informations sont partagées instantanément aux autres utilisateurs ITECK.
Mode secours, les documents que vous saisirez seront stockés en local sur votre poste puis envoyé au serveur quand vous aurez à nouveau du réseau.
A l’ouverture de la caisse tactile, saisissez votre nom d’utilisateur, dans le champ Login, puis tapez sur la touche Entrée.
Si vous ne disposez pas d’un clavier physique sur votre poste, un clavier visuel est disponible, en cliquant sur le bouton correspondant.
Sur ce clavier, vous pouvez accéder aux chiffres en cliquant sur le bouton Num.
Cliquez de nouveau sur le bouton du clavier si vous ne souhaitez plus l’afficher.
Le menu principal de la caisse tactile s’ouvre alors.
Sur le menu principal, pour saisir un nouveau document, cliquez simplement sur le bouton Ticket/BL/Commande, selon le type de document que vous souhaitez créer.
Si vous avez une douchette, vous pouvez directement commencer à scanner le code barre de votre produit. Le produit scanné s’affiche alors dans le cadre gauche. Chaque scan d’un produit identique vient augmenter le nombre inscrit dans la colonne Qté.
Le détail du prix de l’article est visible, ainsi que le montant total du document en HT et en TTC.
En l’absence de gencod, il est alors possible de rechercher un produit par son nom. Après avoir tabulé, il faut répondre Oui à la question.
La fenêtre de recherche de produit s’ouvre. 8 résultats par page s’affichent. Vous pouvez préciser le nom du produit recherché si la liste est trop longue. Il est également possible d’afficher les 8 résultats suivants en cliquant sur le bouton Suivant. Une fois le produit trouvé, cliquez sur la vignette qui correspond.
Le produit vient s’ajouter à la liste des produits présents sur le ticket, dans la partie gauche de l’écran. Vous pouvez supprimer une ligne à tout moment, en sélectionnant dans un premier temps la ligne du produit à supprimer (en bleu foncé), puis en cliquant sur le bouton Annuler ligne.
La recherche par nom peut également se lancer en cliquant sur le bouton Articles.
Une autre méthode de recherche consiste à cliquer sur le bouton Familles.
La liste des familles de produits s’affiche. Il faut alors sélectionner la bonne en cliquant sur le bouton correspondant. Si besoin, vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant, pour afficher d’autres familles.
Après avoir choisi la famille de produit, il faut sélectionner la sous-famille.
La liste de tous les produits appartenant au couple famille / sous-famille précédemment sélectionné apparait. Vous pouvez saisir le libellé du produit rechercher, pour limiter la recherche. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bon produit.
Vous pouvez modifier la quantité saisie en tapant d’abord la nouvelle quantité dans le champ Article, puis en cliquant sur le bouton Quantité. La nouvelle quantité est alors prise en compte sur la ligne de produit.
Vous pouvez également corriger le prix d’un produit, ou affecter une remise, en cliquant sur le bouton Remises / prix.
Dans ce menu, vous devez saisir la nouvelle valeur de prix net ou le pourcentage de remise à accorder, puis cliquer sur l’un des boutons de correction de prix ou de remise. Le bouton Prix Auto. permet de ramener le prix de produit à sa valeur initiale.
Le détail du prix du produit se modifie alors.
Une fois que le prix a été corrigé, cliquez sur le bouton Retour document.
Si la désignation du produit est paramétrée comme étant modifiable, vous pouvez la modifier sur la caisse tactile. Il faut pour cela sélectionner la ligne de produit à modifier, puis inscrire la nouvelle désignation, et enfin cliquer sur le bouton Libellé.
On voit bien que la désignation du produit a été modifiée.
Le bouton Autres donne accès à diverses fonctionnalités. Détaillons les plus intéressantes d’entre elles.
Par défaut, le client du ticket est un client divers. Vous pouvez modifier le nom et les coordonnées du client divers en cliquant sur le bouton Entête Document.
Une fois que vous avez modifié les coordonnées, cliquez sur le bouton Valider.
Le nom du client, ainsi que le code postal et la ville s’affiche alors.
Pour rechercher un client divers avec gestion d’adresse ou un client en compte, cliquez sur le bouton Identification client.
Tapez le nom du client ou son numéro de carte de fidélité dans le champ Saisie, puis cliquez sur le bouton correspondant au bon client.
Si le client est un en compte, vous pouvez transformer le ticket en BL, en répondant Oui à la question.
On constate que le type de document a bien été modifié.
Vous pouvez aussi modifier manuellement le type de document, en cliquant sur le bouton Changer le type de document.
Sélectionnez simplement le nouveau type de document.
Il est à noter que les différents types de documents ne changent rien quant à la saisie de ceux-ci
Si vous voulez affecter le document à un chantier, cliquez sur le bouton Chantier client.
Vous pouvez rechercher un chantier depuis la zone Saisie. Cliquez sur le chantier souhaité pour l’affecter au document.
Si le client possède plusieurs adresses de livraison, vous pouvez modifier l’adresse de livraison en cliquant sur le bouton Adresses Client.
Vous pouvez rechercher une adresse de livraison depuis la zone Saisie. Cliquez sur l’adresse souhaitée pour l’affecter au document.
L’adresse de livraison du client s’affiche alors.
Si besoin, vous avez la possibilité de mettre en attente un document, afin de le rappeler plus tard. Pour cela, cliquez sur le bouton Mettre en attente.
De retour sur le menu général, le bouton Documents en attente est apparu. Vous devez cliquer sur celui-ci pour pouvoir rappeler un document.
Il peut y avoir plusieurs documents en attente, visibles dans le tableau du haut. Le détail de chaque document est visible dans le tableau du bas. Cliquez sur la ligne du document souhaité dans le tableau du haut, puis cliquez sur Reprendre pour afficher le document, et continuer la saisie.
Vous pouvez abandonner la saisie d’un document en cliquant sur le bouton Abandon.
Dans la fenêtre qui s’affiche, tapez OUI dans la zone de saisie, puis cliquez sur le bouton OK.
Un nouveau document vierge s’ouvre alors.
Une fois que vous avez saisi votre ticket, vous devez obligatoirement cliquer sur le bouton Régler.
Si vous cliquez directement sur l’un des boutons de sélection de mode de règlement, le ticket est considéré comme intégralement soldé par ce mode de règlement.
En revanche, si vous saisissez un montant différent du montant total du ticket, avant de cliquer sur l’un des boutons de règlement, cela signifie que vous voulez saisir un premier mode de règlement, et que ce règlement devra être complété par un autre.
Dans cet exemple, 10 € ont été réglés par espèces. Pour pouvoir enregistrer ce ticket, il va donc falloir sélectionner un autre mode de règlement permettant de solder le ticket.
En cas d’erreur de saisie, il est toujours possible d’annuler le dernier règlement, via le bouton Annuler dernier règlement.
Dans le cas d’une annulation de règlement, on en conserve quand même une trace.
Une fois le ticket soldé par le ou les règlements, il est temps d’éditer le document. En cochant la case Editions supplémentaires, on aura le choix d’imprimer le document sous des mises en pages différentes de l’édition habituelle. L’impression et l’enregistrement du document se font en cliquant sur le bouton Valider document.
Vous avez le choix d’imprimer ou non le document.
Une fois le document enregistré, on retombe sur un nouveau ticket vierge, prêt à être complété.
Contrairement au Ticket, vous ne pouvez pas saisir de règlement sur un BL. Cliquez donc sur le bouton Valider.
Vous avez le choix d’imprimer ou non le document.
L’enregistrement d’une commande s’effectue de la même manière qu’un Bl si vous ne devez pas saisir d’acompte. Dans ce cas, vous avez simplement la possibilité d’imprimer ou non le document.
Dans le cas où vous devez saisir un acompte, celui-ci doit être enregistré de la même façon que pour un ticket.
Pour saisir un retour ou un avoir, cliquez sur le bouton Retour articles.
Vous pouvez alors rechercher un produit retourné soit par numéro de facture, soit par article.
Saisissez d’abord le numéro de facture ou l’article, avant de cliquer sur le bouton correspondant à votre choix.
Sélectionnez ensuite le produit souhaité dans la liste de recherche, et cliquez sur le bouton Choisir.
Le produit s’affiche alors sur votre ticket.
Vous avez la possibilité de corriger la quantité retournée en saisissant la quantité dans le champ Saisie, puis en cliquant sur le bouton Corriger Qté. Attention, sélectionnez la bonne ligne, et tapez une quantité négative.
Pour revenir sur la saisie de document, cliquez sur le bouton Retour document.
De retour en saisie de document, pour valider votre avoir, cliquez sur le bouton Régler.
Si vous êtes en train de saisir un avoir pour un client divers, un message vous avertit que vous devez au moins renseigner les coordonnées du client apparaît. L’objectif est de pouvoir retrouver plus facilement la trace de cet avoir dans le cas où vous ne remboursez pas le client. Cliquez sur OK pour fermer ce message.
La fenêtre de recherche de client s’ouvre alors. Vous pouvez rechercher votre client en saisissant son nom dans la zone Saisie, puis en tabulant. Une fois votre client trouvé dans la liste, cliquez dessus.
Sur la page de saisie de règlement, vous avez 2 solutions. Soit vous remboursez le client, soit vous lui sortez un avoir, qu’il pourra réutiliser plus tard.
Si vous choisissez de rembourser le client, les manipulations sont strictement identiques à celles de la saisie d’un règlement, déjà abordé précédemment.
Si vous voulez faire un éditer un avoir, cliquez sur le bouton Ne pas rembourser.
Comme pour tout document, vous avez alors la possibilité de sélectionner une édition supplémentaire, avant d’imprimer votre avoir. L’édition de l’avoir se lance en cliquant sur le bouton Valider document.
Pensez à identifier le client, ainsi ses avoirs non utilisés s’afficheront automatiquement lorsque vous serez sur le menu de saisie des règlements.
Sinon, vous devrez saisir le numéro d’avoir dans le champ Saisie avant de cliquer sur le bouton Avoir.
Les avoirs s’utilisent comme n’importe quel autre moyen de règlement.
Si le montant de l’avoir couvre l’intégralité du montant du ticket, alors vous pouvez éditer votre ticket. Le montant restant éventuellement sur l’avoir sera disponible pour un prochain achat du client.
Si l’avoir ne suffit pas à régler l’intégralité du ticket, vous devez déjà compléter le montant restant avec un autre mode de règlement, avant d’éditer le ticket.
De retour sur le menu général de la caisse tactile, il est possible de rééditer des documents. Pour ce faire, il suffit de saisir le numéro de document dans le champ Saisie, et de cliquer sur les boutons Réédition Facture/B.L./Commande.
Sélectionnez ensuite le type d’édition dans lequel vous souhaitez imprimer le document.
Depuis le menu général, cliquez sur le bouton Gestion Caisse.
Plusieurs sous-menus sont alors disponibles. Détaillons leur fonctionnement.
Vous avez la possibilité de saisir une dépense de caisse, afin que votre solde de caisse soit conforme à la réalité. Pour cela, cliquez sur le bouton Dépense.
Dans la liste des types de dépenses, sélectionnez la ligne correspondant à votre sortie d’espèce, puis saisissez le montant prélevé de la caisse dans le champ Montant. Cliquez ensuite sur le bouton Valider pour enregistrer cette dépense.
Pour visualiser le solde caisse à tout moment de la journée, cliquez sur le bouton éponyme.
Un aperçu de la caisse s’affiche alors. Cliquez sur le bouton retour pour revenir au menu précédent.
Vous pouvez éditer un compte-rendu de la caisse à tout moment de la journée, en cliquant sur le bouton Compte-rendu. Ce compte-rendu s’imprime sous forme de ticket.
En cliquant sur le menu Comptage, vous accédez au menu permettant de compter le nombre de pièce et de billets présents physiquement dans votre caisse.
Pour ce faire, saisissez le nombre de pièce et/ou billet présent physiquement dans votre caisse dans le champ Comptage, en face de chaque montant. Le bouton Rappel dernier comptage permet de rapatrier le dernier comptage enregistré.
Le montant compté s’affiche dans le champ Total compté. Vous pouvez comparer votre comptage avec le Solde Théorique. Validez pour enregistrer votre comptage.
Pour fermer la caisse tactile, vous devez retourner sur le menu général.
Dans le menu général, cliquez sur le bouton Fermeture Caisse.
Vous retombez alors sur le menu permettant de vous identifier.
Cliquez sur le bouton Quitter l’application caisse pour fermer le programme.