¶ Avant de commencer
Ce support a pour vocation d'appréhender les paramétrages de base d'ITECK. Nous allons décrire tous les éléments d'une fiche fournisseur ainsi que leurs utilités.
¶ Paramètres requis
Il faut que l'utilisateur concerné ait accès aux fiches fournisseurs.
¶ Utilisation
¶ En tête de fiche
- Code fournisseur : Le code du fournisseur peut être manuel ou bien automatique. S'il est manuel, alors la zone sera accessible en saisie lors de la création d'une fiche. Si ce dernier est automatique, la zone ne sera pas accessible et lors de l'enregistrement, un code numérique s'affectera automatiquement.
- Actif : Si le fournisseur est actif, il sera utilisable en saisie de document et on pourra le retrouver dans la recherche fournisseur. Si celui-ci est inactif, il disparaîtra des radars de recherche et ne sera plus utilisable. On pourra le retrouver dans la Gestion des fournisseurs et la recherche de documents.
- Titre : Il s'agit de la forme juridique ou de la civilité du fournisseur. La liste est paramétrée dans les paramètres de base d'ITECK.
- Nom et Adresse : Il s'agit du nom et de l'adresse principale du fournisseur, celle qui est reprise pour la facturation. Pour le code postal et la ville, ITECK possède un automatisme de saisie qui vous permet de retrouver rapidement une ville à partir d'un code postal ou de retrouver un code postal à partir d'une ville. Si plusieurs villes ont le même CP, alors ITECK vous ouvrira la liste des villes rattachées au CP.
- Profession :Information complémentaire qui vous permettra de faire des statistiques.
- Sigle courrier : Il s'agit de la même liste que le champ “Titre” (3). Celui-ci sert à afficher la civilité sur un courrier officiel quand vous avez renseigné la forme juridique dans le champ “Titre” (3).
- Téléphone, Portable, Fax, Fax 2 : Coordonnées téléphoniques principales du fournisseur.
- E-mail : Mail principal du fournisseur.
- Site Internet : Il s'agit juste d'une information.
- Nom centrale d'achat et Code Fou. Centrale : Pour les magasins COFAQ, il est important de renseigner ces 2 champs, pour la récupération des tarifs fournisseurs lors des mises à jour de tarifs. Ces champs doivent être obligatoirement remplis également lorsqu'on veut utiliser la recherche sur le webservice (extranet) en saisie de document. Sans ça, aucun article ne sera trouvé.
- Pays : Il est par défaut à “France”, derrière ce champ, il y a le paramétrage de la TVA. ITECK va regarder le pays du fournisseur et le code TVA du produit pour déterminer le taux à appliquer sur les documents d'achats.
- Devise : Cela permet de saisir les documents directement dans la devise du fournisseur et donc de faciliter la comparaison entre le document saisi et le document du fournisseur.
 |
Les taux de changes entre la devise du fournisseur et d'ITECK (euro) doivent être mise à jour régulièrement. La manipulation est manuelle et se fait dans le menu “Paramètres - Divers - Les devises”. |
¶ Généralités
- Informations légales du fournisseurs à faire apparaître sur les documents si nécessaire.
Il y a un contrôle de doublon sur le champ “TVA Intra-Communautaire”. Si le numéro est déjà attribué, sur une autre fiche fournisseur, vous serez alors averti à l'enregistrement de la fiche :
2. Type de fiche : Il existe 3 types de fiches fournisseur
- Société mère Extra-Groupe : Représente la fiche fournisseur standard.
- Filiale Extra-Groupe : Il s'agit juste d'une information à but statistique
- Associé ou Holding Intra-Groupe : Utile lorsque plusieurs sociétés sont paramétrées dans ITECK afin d'automatiser les commandes fournisseurs et clients.
3. Famille : Pour le classement statistique des fournisseurs. En général, cela permet de distinguer les fournisseurs de marchandises et les frais généraux.
4. Compte Comptable : Le compte est généré automatiquement en fonction de la codification des comptes fournisseurs dans votre comptabilité.
5. Compte Collectif : Ce champ est utile uniquement dans certains cas spécifiques. Dans la majorité des interfaces mises en place (Quadra, Cegid, Sage, etc…) ce champ n'est pas utile.
6. Compte d'achat pieds de facture : Ce champ est très utile lorsqu'on utilise la saisie des pieds de facture pour les fournisseurs de frais généraux. Il permet de rattacher un compte de charge par défaut. (Exemple : Fournisseur EDF et le compte 60610000)
7. Notre code chez le fournisseur : Utile pour afficher votre code client sur les éditions de document d'achat. Lorsque vous travaillez en multi-société, vous pouvez attribuer un code client à chaque société pour 1 fournisseur (12).
8. Observations : Commentaire sur la fiche que l'on retrouve dans le menu “Gestion des achats” et en saisie de document d'achat. Il permet de faire passer des informations aux utilisateurs qui n'ont pas accès à la fiche fournisseur.
9. Responsable : Contact principal chez le fournisseur, il s'agit de la personne qui s'occupe de votre compte.
10. Responsable interne : Responsable du fournisseur au magasin. En général, il s'agit de la personne qui gère les achats auprès du fournisseur.
11. Date et utilisateur de création, modification : Ces informations sont alimentées automatiquement à chaque enregistrement de la fiche. Le premier enregistrement se met dans la partie “Date” et “Utilisateur de Création”. Les enregistrements suivants dans la date et utilisateur de modification.
¶ Facturation
- Profil édition des documents : On peut rattacher un profil d'édition à une fiche fournisseur afin d'avoir une mise en page spécifique pour celui-ci. On peut alors définir, par exemple, des profils tel que “Edition chiffrée” ou “non chiffrée”, “Modèle spécifique fournisseur xxxx”, etc…
- Export Ascii (Commande) : On peut paramétrer un format d'export de fichier (texte ou csv) pour vous permettre d'exporter vos commandes au format préconisé par votre fournisseur afin d'importer directement ce fichier sur le site du fournisseur.
 |
Pour les magasins COFAQ : Il n'y a aucun paramétrage à prévoir. Le format par défaut d'ITECK pour l'export des commandes est celui de COFAQ. |
|
|
Le paramétrage des exports fait l'objet d'une analyse de faisabilité par le chef de projet et / ou le service développement. Tous les développements spécifiques font l'objet d'un devis avant d'être réalisé. La réalisation sera planifiée dès la signature du devis. |
3. Méthode de Calcul, Arrondi des prix, Type d'arrondi : Ces champs permettent de modifier la méthode de calcul des prix totaux afin de limiter les écarts d'arrondis en saisie de documents d'achat.
4. % d'Escompte Retenu : Indiquer le % d'escompte accordé par le fournisseur. Il sera automatiquement et systématiquement indiqué sur la facture.
5. % d'Escompte Proposé : % d'escompte proposé lors de la facturation. A la différence de l'escompte retenu, il provoque l'ouverture d'une fenêtre qui vous demandera si l'escompte est accordé ou non.
6. Délai Livraison en Jours : Lorsque vous renseignez le délai de livraison sur la fiche fournisseur, il vous permet de calculer automatiquement la date de livraison souhaitée en saisie de commande et de contrôler les dates de livraisons clients en fonction du délai fournisseur.
7. Franco en montant : Déclenche une alerte (ou un blocage, selon les accès) lors que le montant de la commande n'a pas atteint le franco. Le fonctionnement est le même également sur les zones (8), (9) et (10).
8. Franco en quantité : Contrôle les quantités saisies sur la commande afin de déclencher l'alerte si le franco n'est pas atteint.
|
|
On peut renseigner uniquement 2 unités différentes sur la fiche fournisseur. Si le fournisseur propose des produits avec plus de 3 unités différentes, il est fort probable qu'il n'y ait pas de franco en quantité. Si tel est le cas, rapprochez vous d'une personne du service formation pour trouver une solution spécifique. |
9. Franco Poids (kg) : Contrôle en fonction du poids ou du volume total des produits de la commande. Il est donc nécessaire qu'il soit renseigné sur les fiches produit.
10. Règles de gestion des reliquats : En fonction de la nature de document (paraètres), on peut indiquer pour un fournisseur si celui-ci gère les reliquats ou non :
- Gestion des reliquats à “Oui” : En fin de saisie de réception, ITECK vous demandera ce que vous voulez faire des reliquats. Vous aurez le choix de les conserver (valeur par défaut) ou non.
- Gestion des reliquats à “Non” : Ils seront automatiquement abandonnés en fin de réception.
11. Seuil minimum de commande H.T. : il s'agit du montant minimum pour passer une commande chez le fournisseur. Quand celui-ci n'est pas atteint en saisie de commande, on peut alerter ou bloquer l'utilisateur en fonction de ses accès.
12. Relevé de facture : Dans le cas ou le fournisseur vous envoie une facture (case décochée) ou un relevé (case cochée) à la fin du mois.
13. Livraison habituelle : Par défaut, ce champ est positionné sur “*** Indéterminé ***”, c'est-à-dire que le mode de livraison sera choisi au moment de la commande (il sera par défaut à “Livraison à notre dépôt”). Vous pouvez indiquer si le fournisseur livre votre commande habituellement sur chantier, chez le client, à votre dépôt etc…
14. “Par” : Il s'agit du transporteur qui vous livre habituellement pour ce fournisseur. Si vous laissez la zone vide, vous aurez la possibilité de le choisir à la commande.
¶ Règlement
- Code règlement : Mode de règlement pour le paiement du fournisseur. Permet de préparer les paiements des factures. Si le fournisseur est en mode “Relevé”, le mode de règlement sera repris automatiquement.
- Factor : Société d'affacturage pour le paiement des factures.
- Banque : Banque de la société utilisée pour payer le fournisseur. Il est possible de paramétrer une banque par société (dans le cas d'une configuration en multi-société).
|
|
Derrière les […], vous trouverez le paramétrage de la banque de paiement par société ainsi que le paramétrage de l'échéance de paiement. |
4. Paiement dans la devise du fournisseur : Permet de générer les paiements dans la devise du fournisseur. Attention à la maintenance des taux de change (voir (9) du chapitre “En tête de la fiche”).
5. Coordonnées de l'agence bancaire : Nom et adresse de la banque du fournisseur.
6. RIB / Domiciliation : RIB et domiciliation de la banque du fournisseur.
|
|
Derrière les […], vous trouverez le paramétrage des coordonnées bancaires du fournisseur par société. A utiliser dans la configuration en multi-société et si les coordonnées bancaires sont différentes d'une société à l'autre. |
7. IBAN : L'IBAN est calculé automatiquement en fonction de ce que vous avez renseigné dans les coordonnées bancaires. L'IBAN peut être saisie directement sans avoir renseigné de RIB. Seules le code pays et le BIC est à saisir manuellement.
8. Echéance (liste déroulante) : Depuis le menu “Paramètres > Règlements > Codes échéances” vous pouvez saisir différentes échéances avec des escomptes en fonction du jour de paiement. Dans la liste déroulante vous retrouverez les échéances que vous avez enregistré.
9. Echéance (nombre de jours, départ, jour de paiement) : A la place de la liste déroulante, vous pouvez saisir directement le nombre de jours d'échéance, la date de départ (Fin de mois, Date de facture, de réception) et de leur jour de paiement.
|
|
Les points (8) et (9) vous permet de calculer les dates d'échéance à la création de votre facture et de calculer le % d'escompte à l'enregistrement du paiement. Ces éléments seront quand même modifiables en saisie de facture de paiement. |
¶ Contact
- P (Principal) : Mettez un “X” pour définir le contact comme contact principal, il sera sélectionné par défaut en saisie de document. Pour enlever le “X” sur le contact, mettez un “.”.
- interlocuteur : Ici, on va renseigner le nom du contact.
- Service : Vous pouvez saisir manuellement un service ou bien, dans les paramètres de fonctionnement, définir une liste de service à utiliser, ce qui vous permettra d'accéder à une liste déroulante. C'est utile quand vous voulez une uniformité dans les services des contacts.
- Tél., Portable, etc… : Coordonnées du contact sélectionné dans le tableau de gauche.
¶ Document
- Boutons
- Sauve : Sauvegarde la ligne créée.
- Annul : Annulation des modifications faites dans une zone.
- Ajout : Ajouter un nouveau document.
- Copie : Copie d'un document.
- Effacer : Suppression du document (uniquement dans ITECK).
2. Date : Date du document.
3. Dénomination : Titre du document.
4. Fichier : Faites un double clic pour rechercher un document sur votre poste ou réseau. Pour mettre un lien vers un site Internet, saisissez-le directement.
5. Entre dans… : Cliquez sur le bouton pour ouvrir le document.
|
|
Si vous avez accès à un scanner depuis votre poste, vous pouvez faire un clic droit dans le tableau et scanner directement un document pour le mettre en PJ dans la fiche. |
|
|
Il est important que vos fichiers soient enregistrés sur un répertoire partagé sur votre réseau pour pouvoir y accéder de n'importe quel ordinateur de votre réseau. |
¶ Agences
L'onglet “Agences” vous permet d'enregistrer différentes adresses de commande pour votre fournisseur.
- Liste des agences : On va pouvoir renseigner dans le tableau le code de l'agence (nom simplifié pour vous en interne, colonne “Livraison”), le nom (Colonne “Nom du Dépôt”), si elle est active ou non (Colonne "Actif).
- Coordonnées de l'agence sélectionnée dans le tableau de gauche.
- Utilisateur et Date : Qui a créé et qui a modifié l'agence pour la dernière fois.
¶ Conditions
- L'onglet conditions vous permet de renseigner 2 types de conditions :
- La condition d'achat destinée aux acheteurs, cette condition sera consultable en saisie de document afin de pouvoir l'appliquer facilement.
- La condition dite “Réservé” sera destinée uniquement aux utilisateurs autorisés. On y retrouve le plus souvent les modes de calcul des BFA.
2. Vous pouvez conserver l'historique de vos conditions en les créant par date d'application.
3. Cette zone est dédiée à la description de la condition d'achat.
¶ Infos. Sup.
Cet onglet est utilisé uniquement lorsque vous avez besoin d'informations sur votre fiche fournisseur qui n'existent pas dans ITECK en standard. En général, Tech-Infor stock vos anciennes données qui n'ont pas de correspondances dans ITECK.
¶ Comptab.
Cet onglet vous affiche toutes les écritures comptables de votre fournisseur.
Voici la liste des comptabilités compatibles pour afficher les écritures :
- Quadra (nativement)
- Sage (uniquement avec l'option Sources ODBC ou en version SQL)
- Cegid Expert (uniquement si les Sources SQL sont installées)
- LD Compta
- Filtre sur les écritures : Par défaut, ITECK affiche uniquement les écritures non lettrées mais vous pouvez également afficher toutes les écritures ou les écritures dont l'échéance est dépassée.
- Société : Utile uniquement en multi-société. Cela vous permet de consulter les écritures de chaque société.
- Solde : solde de votre compte en comptabilité.
- Exercice : Par défaut sur l'exercice courant, vous pouvez également consulter les écritures des exercices précédents.
- Devise de l'écriture : Converti les montants dans la devise de l'écriture si celle-ci est différente d'ITECK.
- Imprimer : Vous pouvez imprimer un extrait de compte à partir de la fiche fournisseur.
- Etat des connexions : Dans le cas où vous n'avez pas d'écritures dans le tableau. Si vous avez “Erreur ODBC” c'est que le lien entre ITECK et le logiciel comptable (Quadra, Sage, Cegid ou LD Compta) ne se fait pas. Si vous avez l'indication “Pas d'écriture”, c'est que la connexion est OK.
- Liste des écritures du compte en fonction des filtres décris ci-dessous.
¶ Cadencier
- Dépôt : Filtre pour voir uniquement les éléments rattachés au dépôt sélectionné.
- Service : Filtre pour voir uniquement les éléments rattachés au service.
|
|
Vous pouvez combiner les filtres (1) et (2) pour afficher les éléments d'un service sur un dépôt en particulier. |
3. Dépôt, Service, Famille : Vous pouvez créer un cadencier de commande par dépôt, par service et par famille produit. Si vous ne renseignez pas d'information, le cadencier s'appliquera à toute la société et sur tous les articles en stock du fournisseur.
|
|
En V.20 : L'affectation d'un service au fournisseur vous permettra de gérer des pôles approvisionnements et de filtrer les documents qui ont des produits rattachés au service renseigné dans cet onglet. Exemple : Si votre poste est rattaché au service “Achat bois”, dans les traitements des commandes vous verrez uniquement celles où au moins un produit est rattaché à votre service. 3 menus sont concernés par cette fonction :
|
4. Cad. (Cadencier) : Cadence des commande d'achat. Elle est exprimée en nombre de semaine.
5. Délai Liv. (Jrs) : Cette information est utilisée seulement seulement si vous voulez renseigner un délai de livraison différent par dépôt et/ou service et/ou famille de produit. Si le fournisseur à le même délai, dans tous les cas, on renseignera uniquement le délai de livraison présent dans l'onglet “Facturation”.
6. Nb Sem. Mini et Maxi : Il s'agit du nombre de semaine mini maxi de stock pour les articles du fournisseur. Il s'agit de la base de calcul des stocks mini maxi. Si ces informations ne sont pas renseignées, on vous le demandera dans le menu dédié au calcul des stocks mini maxi.
7. Responsable : Personne de votre magasin qui s'occupe des achats pour ce fournisseur. Cette information, comme pour le délai de livraison est utile uniquement si vous avez un acheteur différent par dépôt et/ou service et/ou famille de produit.
8. Jours Cad. : Uniquement à but informatif, il s'agit du ou des jours de commandes fournisseur.
¶ Statistiques
Accès aux statistiques d'achat du fournisseur.
- Plus de détails : Ce bouton vous permet d'accéder à la fenêtre suivante :
En double cliquant sur l'année, nous aurons accès à son détail mensuel. En double cliquant sur le mois, nous aurons accès aux activités, puis aux familles, puis au sous-famille, et enfin au document de vente.
2. Année observée : Elle sera comparée avec les 3 années précédentes.
3. Impression : Permet d'imprimer les informations affichées à l'écran.
¶ CRM
En général, la CRM sera utilisée en “Gestion des achats”. Vous aurez la possibilité d'accéder aux différentes tâches et formulaires (QCM) depuis ce menu.
Faites un double clic pour ouvrir la tâche ou clic droit (F4) pour en ajouter une :
- Visu doc (x) : Vous permets d'accéder aux pièces jointes de la tâche (le “x” est remplacé par le nombre de pièce jointe, le bouton n'apparaît pas s'il n'y en a pas) :
Faites un double clic sur la line (en bleu) pour ouvrir le document.
2. Si un QCM est rattaché à une tâche de la CRM, vous y accéderai en faisant “OK” (3).
Cliquer sur la croix pour sortir, Enregistrer pour sauvegarder vos modifications et Enregistrer et Imprimer pour sauvegarder et imprimer le formulaire.